Bokföring för nybörjare: En guide för att sköta bokföringen själv
Bokföring. Kanske inte den mest spännande delen av företagande, men helt klart en av de viktigaste. Har du inte koll på siffrorna kan det bli svårt att fatta bra beslut och växa. Den goda nyheten är att alla kan lära sig att bokföra på egen hand. Här är en nybörjarguide till bokföring som kan hjälpa dig att komma igång!
Med över 20 års erfarenhet inom ekonomi har Vera arbetat med allt från bokföring, fakturering och budgetering till projektredovisning för EU:s Socialfond. Här på Entreprenören delar hon med sig av sin gedigna kunskap för att hjälpa företagare att bättre förstå och hantera sin ekonomi, så att de kan fatta kloka beslut och nå sina mål.
Dela
Bokföring kan till en början verka krångligt och tidskrävande, men det behöver faktiskt inte vara så svårt – om du har rätt grundkunskap. I den här nybörjarguiden går vi igenom det viktigaste du behöver veta för att kunna bokföra själv.
Genom att förstå din bokföring får du bättre kontroll över företagets ekonomi, vilket på sikt kan öka lönsamheten och förbättra företagets kreditbetyg. Att sköta bokföringen själv kan dessutom ge dig värdefulla kunskaper, men också spara företaget pengar, något som kan vara extra viktigt för små verksamheter eller helt nystartade företag.
Låt oss börja med att reda ut några av de vanligaste bokföringstermerna.
Innehåll:
Bokföringstermer du måste känna till
Det finns termer i redovisningen som är viktiga att känna till eftersom de förklarar hur saker och ting hänger ihop. Några av de viktigaste är:
- Inkomster – Skapas när du säljer varor och tjänster, oavsett om det sker kontant eller med faktura.
- Intäkter – Periodiserade inkomster som är bokförda på de perioder de avser (då varan levererats eller tjänsten utförts).
- Utgifter – Betalningar för varor och tjänster oavsett om de köps kontant eller med faktura.
- Kostnader – Periodiserade utgifter, det vill säga utgifter bokförda i den period den förbrukas.
- Periodisering – Innebär att du omvandlar inkomster till intäkter och utgifter till kostnader genom att bokföra dem på rätt period. Ett räkenskapsår innehåller bara de intäkter och kostnader som gäller det året för att visa ett realistiskt resultat.
- Resultat – Skillnaden mellan intäkter och kostnader under en period – månad, kvartal eller år. Är intäkterna större har företaget gått med vinst och är kostnaderna större har företaget gått med förlust det året. Det kan även vara nollresultat när intäkter och kostnader är lika.
- Tillgångar – Allt som ditt företag äger – pengar, varor, utrustning och inventarier, kundfordringar med mera.
- Skulder – Samlingsbegreppet för lån och krediter, obetalda fakturor till leverantörer samt andra kostnader som du inte fått faktura på.
- Eget kapital – Skillnaden mellan tillgångar och skulder. Det inkluderar även ägarens kapitalinsats vid företagets registrering. Eftersom företagets resultat bokförs i Eget kapital kan saldot ändra sig under året.
- Ingående moms – Momsen du betalar när du köper varor och tjänster till ditt företag (fakturan kommer in = ingående moms). Läs mer om ingående moms här.
- Utgående moms – Momsen du beräknar på varor och tjänster du säljer till dina kunder (fakturan går ut = utgående moms).
Läs även: Räkna ut 6, 12 och 25 procent moms med vår kostnadsfria kalkylator
Dubbel bokföring – debet och kredit
Dubbel bokföring är en internationell standard för bokföring och ekonomiska transaktioner. Det innebär att varje affärshändelse bokförs på två olika sidor – debet (plussida) och kredit (minussida).
Debet beskriver hur pengarna används, alltså vart de tar vägen. Att debitera ett konto betyder att pengar förts till det kontot. Kredit beskriver var pengarna kommer ifrån. Genom att kreditera ett konto visar man att pengar har förts ifrån ett konto.
Vissa transaktioner kräver användandet av flera konton om händelsen innehåller till exempel moms. Det viktiga är att totalen i debet ska vara lika stor som totalen i kredit. Skillnaden mellan båda sidorna ska alltså vara noll, vilket visar att bokföringen är balanserad och korrekt utförd.
Exempel: Du säljer en momsfri vara kontant för 10 000 kronor. Bokföringsordern ser ut såhär:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1910 Kassa | 10 000 kr | |
| 3010 Försäljning | 10 000 kr |
Verifikationer och kontoplan
Det som påverkar ekonomin i ditt företag är alla affärshändelser du utför för att driva verksamheten. Det kan vara allt från inköp och försäljning till löner, lån och löpande utgifter. Alla dessa händelser ska styrkas med underlag som kallas verifikationer.
Som verifikationer räknas fakturor, kvitton, räkningar, avier och ekonomiska dokument. Om du inte automatiskt får ett underlag för en affärshändelse ska du själv skriva ett sådant. Samla alla verifikationer i en pärm i datumordning.
Ha för vana att kontera verifikationen innan du sätter in den i pärmen – skriv vilka konton och respektive belopp den ska bokföras på. Då går bokföringen mycket snabbare. Läs mer om kontering lite längre ner i guiden.
Vilken kontoplan ska jag använda?
En kontoplan är en systematisk lista som används i bokföringen för att kategorisera och organisera alla företagets transaktioner. Den delar in posterna i fyra huvudgrupper:
- Tillgångar
- Skulder
- Intäkter
- Kostnader
Det finns inga regler om vilken kontoplan du ska använda när du bokför. Den som oftast används idag kallas BAS-kontoplan och innehåller ett stort antal konton så att den ska passa företag i alla branscher, former och storlekar. Du kan förkorta den genom att välja bara konton som ska användas i din verksamhet. Du kan även lägga till konton som skulle hjälpa dig dela in verksamheten i olika kostnadsställen (avdelningar, ansvarsområden eller verksamhetsgrenar).
BAS- kontoplanen delas i olika klasser:
| Kontoklass | Kontobenämning | Konto |
|---|---|---|
| 1 | Tillgångar | 1010-1990 |
| 2 | Eget kapital och skulder | 2010-2990 |
| 3 | Verksamhetens intäkter | 3000-3990 |
| 4 | Verksamhetens kostnader | 4000-4980 |
| 5-6 | Övriga rörelsekostnader | 5000-6990 |
| 7 | Personalkostnader | 7000-7990 |
| 8 | Finansiella intäkter/kostnader | 8010-8990 |
Förändringarna i de olika kontoklasserna beror på vilken sida du bokför dem – på debet eller på kredit.
| Kontoklass | Avser | I Debet | I Kredit |
|---|---|---|---|
| 1 | Tillgångar (balanskonto) | ökar | minskar |
| 2 | Eget kapital och skulder | minskar | ökar |
| 3 | Intäkter (resultatkonto) | minskar | ökar |
| 4-7 | Kostnader (hyra, lön, inköp) | ökar | minskar |
Exempel: När du säljer något debiterar du konto 1930 (bankkonto) och då ökar behållningen på kontot. Du debiterar för att pengar kommer till företagskontot. När du köper något krediterar du konto 1930 (bankkonto) och då minskar behållningen på det kontot. Du krediterar för att pengarna dras från företagskontot för att betala inköpet.
Kontering
Nu har du alla verifikationer i datumordning i en pärm och kanske har du även konterat dem.
Kontering innebär att du fördelar affärshändelserna på de konton de avser och ska bokföras på. Samma slags affärshändelser ska samlas på samma konto. Till exempel ska all försäljning av tjänster inom Sverige med 25 procent i moms konteras på konto 3301.
Är du osäker om vilket konto du ska kontera en händelse på, använd då ett ”Observationskonto”, till exempel 1799. När du har pratat med din revisor och vet det rätta konto kan du göra en omföring från Observationskontot till rätt konto genom att skapa en rättelseverifikation.
Exempel: Du är osäker om en tidningsblänkare på 1 250 kronor ska räknas som Reklam och PR (5900) eller Annonsering (5910). Du bokför verifikationen tillfälligt på konto 1799 (Observationskonto).
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Bank | 1 250 kr | |
| 2641 | Ingående moms | 250,00 kr | |
| 1799 | Observationskonto | 1 000 kr |
Efter samtal med din revisor bokar du om beloppet från Observationskontot till det rätta kontot – Annonsering:
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1700 | Observationskonto | 1 000 kr | |
| 5910 | Annonsering | 1 000 kr |
Enklast konterar du med en konteringsstämpel som du köper i pappershandeln. Har du några enstaka verifikationer kan du kontera direkt på verifikationen.
Börja bokföra
Alla dina samlade verifikationer ska nu bokföras i den ordning som händelserna skett i verkligheten (i datumordning). Gör du bokföringen i datorn får varje verifikation ett verifikationsnummer automatiskt. Du antecknar numret högst upp i verifikationens högra hörn.
Verifikationernas löpnummerserie ska hållas obruten under hela räkenskapsåret. Det som ska finnas på varje verifikation är datum för händelsen, verifikationsnummer samt bokföringskonton.
Ha för vana att bokföra regelbundet, kanske en viss dag i veckan. Hellre för ofta än för sällan.
Bokföra fakturor med fakturerings- eller kontantmetoden?
Innan du ska börja bokföra fakturor ska du bestämma dig vilken metod du ska använda – faktureringsmetoden eller kontantmetoden.
Faktureringsmetoden
Faktureringsmetoden innebär att du först bokför inkommande fakturor (från leverantörer) som en leverantörsskuld och utgående fakturor (till kund) som en fordran. När fakturorna betalas bokförs de som utbetalning (till leverantör) och inbetalning (från kund). Beloppen som är bokförda på skuld- och fordringskonton bokas bort.
Exempel: Ditt företag har sålt tjänster för 12 500 kronor inklusive moms. När du skapat fakturan bokför du 12 500 kronor som kundfordring.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1511 | Kundfordran | 12 500 kr | |
| 2611 | Utgående moms | 2 500 kr | |
| 3001 | Försäljning i Sverige, 25% moms | 10 000 kr |
När kunden betalar fakturan för du bort fordran och bokför betalningen på bankkontot:
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1511 | Kundfordran | 12 500 kr | |
| 1930 | Bank | 12 500 kr |
Om ditt företag istället köpt tjänster för 12 500 kronor inklusive moms ser bokföringen såhär:
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskuld | 12 500 kr | |
| 2640 | Ingående moms | 2 500 kr | |
| 4400 | Momspliktiga inköp i Sverige | 10 000 kr |
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskuld | 12 500 kr | |
| 1930 | Bank | 12 500 kr |
Kontantmetoden
Vid kontantmetoden bokför du en faktura när betalning sker. Denna metod är enklare och får användas av företag med en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor.
Exempel: Om vi tar samma exempel på försäljning från ovan blir bokföringen av försäljningen så här:
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Bank | 12 500 kr | |
| 2611 | Utgående moms | 2 500 kr | |
| 3001 | Försäljning i Sverige, 25 % | 10 000 kr |
Och bokföring av inköp ser ut så här:
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Bank | 12 500 kr | |
| 2640 | Ingående moms | 2 500 kr | |
| 4400 | Momspliktiga inköp i Sverige | 10 000 kr |
Rätta till fel
En sak är säker – alla gör fel. Oavsett om du bokför digitalt eller manuellt kommer du att göra fel. Det viktiga är att veta hur du ska rätta felen och få en korrekt bokföring som visar en rättvis bild av företagets ekonomi.
Bokför du manuellt kan du stryka den felaktiga posten och skriva den rätta bredvid. Du ska signera och datera rättelsen.
Bokför du digitalt finns det några vanliga fel man brukar göra. Här ska vi berätta hur du kan korrigera dem.
Felaktigt konto
Du har bokfört rätt belopp på fel konto på verifikation 156. Då skapar du en ny verifikation som du kallar ”Rättelse ver.156”. Du bokför den genom att vända på den felaktiga verifikationen. Om fel konto är i debet ska den i kredit på den nya verifikationen och tvärtom.
Fel konto:
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 1930 | 3301 (fel konto) |
Rätt konto:
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 3301 | 3305 (rätt konto) |
Felaktigt belopp
Du skulle bokföra ett belopp på 5 000 kronor, men råkade skriva 500 kronor. Du kan göra en tilläggsverifikation på mellanskillnaden, 4 500 kronor.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 500 kr | |
| 3301 | Försäljning | 500 kr |
Rättelsen blir:
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 4 500 kr | |
| 3301 | Försäljning | 4 500 kr |
Om vi antar att du istället för 500 kronor har skrivit 5 000 kronor och bokfört:
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 5 000 kr | |
| 3301 | Försäljning | 5 000 kr |
Blir rättelsen:
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 4 500 kr | |
| 3301 | Försäljning | 4 500 kr |
För att balansera verifikationen måste du ta bort 4 500 kronor från 1510 Kundfordringar. Eftersom 1510 är i debet ska du kreditera kontot med 4 500 kronor för att ha den rätta summan (500 kr). På samma sätt måste du minska beloppet i 3310 Försäljning.
Har du redan skickat fakturan måste du kreditera den med en kreditfaktura och sen skicka den nya med de rätta beloppen. Du kan även skicka en korrigeringsfaktura med förklaring.
Bokfört en händelse dubbelt
Det kan hända att du bokfört en leverantörsfaktura två gånger. Då vänder du kontona i en ny ”Rättelse verifikation”.
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2620 | Ingående moms | 4 000 kr | |
| 4400 | Momspliktiga inköp | 1 000 kr | |
| 1930 | Bank | 5 000 kr |
Rättelsen bokför du:
| Konto | Benämning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2620 | Ingående moms | 4 000 kr | |
| 4400 | Momspliktiga inköp | 1 000 kr | |
| 1930 | Bank | 5 000 kr |
Kom ihåg! Glöm inte att anteckna på den felaktiga verifikationen numret på den rättade verifikationen samt signera den och skriva när rättelsen gjordes. Du kan även göra en liten anteckning om varför rättelsen gjordes.
Uppföljning – kontoavstämning och rapporter
När du nu har förstått grunderna i bokföringen ska du kontrollera att allt arbete du har lagt ner är korrekt utfört. Det gör du genom att stämma av bokföringen eftersom den ligger till grund för sammanställningar som resultat- och balansrapporter. De ger dig löpande information om läget i ditt företag.
Debet = Kredit
En av de grundreglerna i bokföringen är att du ska bokföra på plussidan (debet) och minussidan (kredit). När verifikationen är balanserad ska summan i debet var samma som summan i kredit.
För att kontrollera att allt stämmer kan du skriva ut en Huvudbok ur ditt bokföringsprogram. I den kan du gå genom saldon på olika konton och se om du kan upptäcka skillnader. Vissa konton kan du stämma av mot kontoutdrag från post- och bankgiro eller liknande handlingar.
Stäm av bokföringen ofta och regelbundet för att upptäcka fel i tid. I längden kommer det att spara dig massor av värdefull tid.
Rapportering
För att inte tappa kontrollen över ekonomin bör du regelbundet ta fram rapporter som ger dig en aktuell bild av läget i företaget. Det är hela syftet med bokföringen – att du när som helst ska kunna veta resultatet av verksamheten, men även vilka skulder och tillgångar företaget har. De viktigaste rapporterna du ska hålla ett öga på är resultat- och balansrapporten.
Resultatrapport
Resultatrapporten, även kallad resultaträkning, ger dig information om ditt företags intäkter och kostnader. För att lättare kunna bedöma det ekonomiska läget är det bra att ha något att jämföra saldona med. Det kan vara föregående period eller med budgeten.
Balansrapport
Med hjälp av balansrapporten får du veta företagets tillgångar och skulder. Summan av tillgångarna ska vara samma som summan av skulder och eget kapital. Vill du följa likviditeten ska du läsa balansrapporten. Där har du pengar på banken och i kundfordringar som ska räcka till att betala verksamhetens löpande utgifter.
Balansräkningen, som är en del av årsredovisningen, visar istället företagets tillgångar och skulder vid en specifik tidpunkt, vanligtvis vid slutet av räkenskapsåret.
Periodisering – bokför rätt post i rätt period
Oftast måste ditt företag betala i förskott för vissa varor och tjänster, till exempel för försäkringar eller hyra. Vid sådana här tillfällen behöver du bokföra dina fakturor så att rätt belopp belastar rätt period i redovisningen, vilket kallas för periodisering.
Periodisering sker i samband med bokslutet för att säkerställa att endast de utgifter och inkomster som tillhör ett specifikt räkenskapsår påverkar resultatet för det året. Det ger en mer rättvis bild av verksamhetens resultat.
När man pratar om periodisering nämner man fyra periodiseringsposter:
- Förutbetalda intäkter
- Förutbetalda kostnader
- Upplupna intäkter
- Upplupna kostnader
Läs även: Vad är periodiseringsfond?
Förutbetalda intäkter
Det här är inkomster för varor/tjänster som är betalda men som levereras/utförs under nästa år.
Exempel: I december har du sålt en tjänst för 10 000 kronor som ska gälla/utföras i januari nästa år. I december bokför du:
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 1930 Bank | 3301Försäljning inom Sverige |
| 2611 Utgående moms |
I december skapar du verifikation för att bokföra den förutbetalda intäkten:
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 3301 Försäljning inom Sverige | 2979 Förutbetalda intäkter |
Under det nya räkenskapsåret bokar du om verifikationen och intäkten hamnar på rätt år:
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 2979 Förutbetalda intäkter | 3301 Försäljning tjänster |
Förutbetalda kostnader
Det här är kostnader för varor och tjänster som du betalat under året, men som tillhör nästkommande år.
Exempel: I december betalar du hyran för januari nästa år med 16 000 kronor. I december bokför du:
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 1710 Förutbetalda hyreskostnader | 1930 Bank |
Nästa år bokar du om verifikationen och flyttar kostnaden på rätt år.
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 5010 Lokalhyra | 1710 Förutbetalda hyreskostnader |
Upplupna intäkter
Upplupna intäkter är de intäkter som du sålt till kund, men som ska betalas under nästa år.
Exempel: Under december har du utfört ett frilansarbete för en kund, men fakturan ska betalas i januari.
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 1790 Övr. förutbetalda kostnader och upplupna intäkter | 3300 Försäljning tjänster i Sverige |
Nästa år bokar du om:
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 3300 Försäljning tjänster i Sverige | 1790 Övr. förutbetalda kostnader och upplupna intäkter |
När kunden betalar bokför du:
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 1930 Bank | 3300 Försäljning tjänster i Sverige |
| 2610 Utgående moms |
Upplupna kostnader
Det här är kostnader för varor/tjänster du fått, men som ska betalas/faktureras nästa år.
Exempel: Du har fått en faktura på städning för december, som ska betalas i januari. Du bokför:
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 5060 Städning | 2990 Övr. upplupna kostnader och förutbetalda intäkter |
Nästkommande år bokar du bort den upplupna kostnaden genom att vända på verifikationen:
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 2990 Övr. upplupna kostnader och förutbetalda intäkter | 5060 Städning |
När du har betalat fakturan bokför du den som vanligt:
| Debet | Kredit |
|---|---|
| 5060 Städning | 1930 Bank |
| 2610 Ingående moms |
Sammanfattning
Att lära sig bokföra själv kan ta lite tid, men i längden kan det vara en väl värd investering. Genom att bokföra på egen hand får du nämligen en värdefull insyn i företagets ekonomi. Dessutom sparar du pengar på att outsourca bokföringen till en konsult.
Med ett bra bokföringsprogram blir livet betydligt enklare för dig som själv vill få koll på siffrorna. Det hjälper dig att hålla ordning på alla verifikationer, fakturor och kvitton. Det finns till och med enklare, bokföringsprogram som är helt gratis att använda. Perfekt för dig som är nystartad eller som bara vill hålla nere kostnaderna.
Känner du att det här med bokföring är lite väl krångligt? Då kan du alltid ta hjälp av en redovisningsbyrå. Här listar vi några av marknadens bästa redovisningsbyråer just nu.
Vanliga frågor och svar
Kan jag bokföra utan att ha en utbildning?
Ja, det går absolut att bokföra utan utbildning, så länge du har förståelse för grundläggande bokföringsprinciper och använder rätt verktyg. Många nybörjare börjar med att använda ett bokföringsprogram som guidar dem genom processen. Däremot kan det vara en bra idé att ta hjälp av en bokföringsexpert om du känner dig osäker.
Hur länge behöver jag spara mina bokföringsdokument?
Enligt svenska bokföringsregler måste du spara dina bokföringsdokument i minst 7 år. Det gäller alla kvitton, fakturor, kontoutdrag och andra ekonomiska dokument.
Kan jag använda bokföring för att spåra företagets tillväxt?
Ja, genom att analysera resultaträkningar och balansrapporter kan du få insikter om vilka områden som fungerar bra och vilka som behöver förbättras. Det kan hjälpa dig att ta bättre beslut för företagets framtid och underlätta tillväxt.
Vad är skillnaden mellan bokföring och redovisning?
Bokföring handlar om att skriva ner alla pengar som kommer in och går ut i företaget. Redovisning är när dessa uppgifter samlas och analyseras för att skapa rapporter som visar hur företaget mår ekonomiskt.
Vad är skillnaden mellan inkomster och intäkter?
Exempel: I augusti 2024 säljer ditt företag en tjänst till en kund. Du skickar ut fakturan på 20 000 kronor den 1 september och då skapas inkomsten. När du bokför kundens betalning på 20 000 kronor uppstår intäkten.
Vad är skillnaden mellan utgifter och kostnader?
Exempel: Ditt företag köper en maskin för 100 000 kronor, vilket är utgiften. Maskinen ska användas (förbrukas) i fem år. Kostnaden för varje av de fem åren är samma som avskrivningen för det året. 100 000/5 år = 20 000 kronor per år, vilket är kostnaden.
Vad är periodisering?
Exempel: Du betalar en hyresfaktura i december som avser hyran i januari. Den fakturan måste periodiseras (flyttas) till nästkommande år för att inte belasta årets resultat. Då hamnar kostnaden i januari och inte i december.
Finns det några tips för att hålla ordning på alla kvitton och fakturor?
Ja, det smidigaste sättet är att digitalisera dina kvitton och fakturor genom att skanna eller ta bilder av dem. Många bokföringsprogram erbjuder även mobilappar där du kan ladda upp och kategorisera dina kvitton direkt.
Måste jag bokföra?
Ja, alla som bedriver näringsverksamhet är skyldiga att bokföra enligt Bokföringslagen.
Du kanske är intresserad av:
- Bokföring för nybörjare: En guide för att sköta bokföringen själv
Bokföring kanske inte alltid är så roligt, men det behöver inte vara komplicerat. Med rätt grundkunskap får du stenkoll på företagets ekonomi. - Vad är soliditet?Soliditet visar hur mycket av företagets tillgångar som finansieras med eget kapital. Lär dig vad det innebär, hur det beräknas och hur du kan förbättra det.
- Vad är likvida medel?Likvida medel är pengar som används för att betala räkningar och hantera oväntade kostnader. Här får du koll på vad som ingår och hur du planerar för en stabil ekonomi.
