Enligt Bokföringslagen, BFL (1999:1078) ska både juridiska och fysiska personer redovisa affärshändelserna i sin verksamhet. Räkenskapsåret avslutas med att upprätta bokslut.
I den här artikeln ska vi förklara en viktig del av redovisningen som påverkar årsresultatet och som du måste göra för att få en rättvisare bild av företagets ekonomi. Vi pratar om periodisering och bokföring av upplupna kostnader.
Kort om periodisering
Periodisering är en grundläggande regel inom bokföring som används för att bokföra inkomster eller utgifter som sträcker sig över ett räkenskapsår. När du upprättar bokslutet måste du periodisera inkomsterna och utgifterna i ditt företag så att de hamnar i rätt period. Intäkter ska du ta upp i perioden då de intjänas och kostnader – då de förbrukas.
Tänk på att inte blanda ihop intäkt med inkomst och kostnad med utgift. Vi kan säga att en intäkt är en periodiserad inkomst och en kostnad är en periodiserad utgift.
Inkomster och utgifter som avser det aktuella året ska du ta med i årets bokföring. Det spelar ingen roll att de ska faktureras och betalas nästkommande år – inkomsten eller utgiften har uppstått under nuvarande år och därför ska den belasta årets resultat.
När vi pratar om periodisering menar vi interimsfordringar och interimsskulder. Ordet interim kommer från latin och kan översättas som ”tillfällig”. Skulden är tillfällig för att den kommer att bokas bort under nästa period.
I interimsfordringarna ingår förbetalda kostnader (betalda i förväg) och upplupna intäkter (ännu inte fakturerade och betalda). Interimsskulder är förbetalda intäkter (betalda i förväg) och upplupna kostnader (betalas och faktureras nästa år).
Vad är upplupna kostnader?
En upplupen kostnad uppstår när du får en leverans av en vara eller tjänst som ska förbrukas under ett räkenskapsår, men som ska betalas under nästkommande. Oftast uppstår skulden nära slutet av året. Då har du en skuld till någon som du vet att du ska betala senare.
Ditt företag kanske köper en tjänst i december, men betalningen ska ske i januari året därpå. Du måste dock bokföra inköpet eftersom det ska ingå i årets redovisning. Detta gör du på kontogrupp 29 som upplupen kostnad och det hamnar på skuldsidan i balansräkningen. Du bokför belopp utan moms.
Nästa år när du betalar fakturan nollar du verifikationen med den upplupna kostnaden genom att vända kontona. På så sätt försvinner skulden och inköpet bokförs som vanligt med ingående moms.
Ett tips är att göra en lista på alla upplupna kostnader när året börjar närma sig sitt slut. Då minskar nämligen risken att du ska glömma något och få ett årsresultat som inte motsvarar verkligheten. Listan kan du senare lämna som bilaga till bokslutet.
Exempel på upplupna kostnader
Det är inte bara inköpta varor och tjänster som räknas som upplupna kostnader. Även löner, semesterskuld, elförbrukning, telefonkostnader, sociala avgifter, räntekostnader samt kostnader för redovisning, bokslut och revision ingår i posten.
Det finns företag som betalar ut inarbetad lön månaden därpå. Då blir decemberlönen bokförd som upplupen kostnad eftersom den ska belasta årets resultat oavsett att den ska betalas ut året efter. Glöm inte att beräkna och lägga till även de upplupna arbetsgivaravgifterna som avser lönen.
Kostnader för elförbrukning och telefonsamtal betalar du också i efterhand och ska därför redovisas i årets bokföring eftersom de påverkar resultatet.
Om du anlitar en revisionsfirma som arbetar med företagets löpande bokföring, bokslut och utför företagets revision ska du betala deras faktura när allt arbete är avslutat, det vill säga i januari året efter.
Bokföring av upplupna kostnader
Som vi nämnde ovan behöver upplupna kostnader inte bara vara något som företaget köpt in. De kan även omfatta utgifter för löner, ränta eller revision.
I kontoplanen hittar du separata konton för bokföring av upplupna kostnader beroende på deras typ.
2910 | Upplupna löner |
2920 | Upplupna semesterlöner |
2930 | Upplupna pensionskostnader |
2940 | Upplupna lagstadgade sociala och andra avgifter |
2950 | Upplupna avtalade sociala avgifter |
2960 | Upplupna räntekostnader |
2980 | Upplupna avtalskostnader |
2990 | Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter |
Exempel – Bokföring av upplupen revisionskostnad
Du har beräknat att kostnaden för revision i år kommer att bli 8 000 kronor exklusive moms. Fakturan ska du betala i slutet på januari nästa år. Den upplupna revisionskostnaden bokför du så här:
Konto | Debet | Kredit |
2990 – Övr. upplupna kostnader och förutbetalda intäkter | 8 000 kr | |
6421 – Revision | 8 000 kr |
I början på nästa år vänder du verifikationen och bokar bort den upplupna kostnaden.
Konto | Debet | Kredit |
2990 – Övr. upplupna kostnader och förutbetalda intäkter | 8 000 | |
6421 – Revision | 8 000 |
När du sedan får fakturan för revisionen bokför du den som vanligt och tar med även den ingående momsen.
Exempel – Bokföring av upplupen lön
De anställdas bruttolön i december är 100 000 kronor och ska betalas ut den 25 januari nästa år. När du ska bokföra den som upplupen kostnad ska du ta med även upplupen semesterersättning samt arbetsgivaravgifter på både lön och ersättning.
- Arbetsgivaravgifter/lön (31,42%): 100 000 x 0,3142 = 31 420 kronor
- Semesterersättning (12%): 100 000 x 0,12 = 12 000 kronor
- Arbetsgivaravgifter/ersättning (31,42 %): 12 000 x 0,3142 = 3 770 kronor
Den upplupna kostnaden bokför du så här:
Konto | Debet | Kredit |
2910 – Upplupna löner | 100 000 kr | |
7210 – Löner till tjänsteman | 100 000 kr | |
2940 – Upplupna lagstadgade sociala avgifter | 31 420 kr | |
7510 – Lagstadgade sociala avgifter | 31 420 kr | |
2920 – Upplupna semesterlöner | 12 000 kr | |
7291 – Förändring av semesterlöneskuld tjänsteman | 12 000 kr | |
2940 – Upplupna lagstadgade sociala avgifter | 3 770 kr | |
7519 – Sociala avg. för semester- och löneskulder | 3 770 kr |
Summering
Upplupna kostnader syftar på sådana som företaget har under ett räkenskapsår, men som du ska betala under det nästkommande. De påverkar årets resultat och därför är det viktigt att du bokför dem på rätt period.
Du bokför upplupna kostnader på skuldsidan i balansräkningen på ett konto i grupp 29. I början på nästa period vänder du verifikationen, bokar bort den upplupna kostnaden och bokför fakturan som vanligt.