Vad är upplupna kostnader?

Enligt Bokföringslagen, BFL (1999:1078) ska både juridiska och fysiska personer redovisa affärshändelserna i sin verksamhet. Räkenskapsåret avslutas med att upprätta bokslut.

I den här artikeln ska vi förklara en viktig del av redovisningen som påverkar årsresultatet och som du måste göra för att få en rättvisare bild av företagets ekonomi. Vi pratar om periodisering och bokföring av upplupna kostnader.

Kort om periodisering

Periodisering är en grundläggande regel inom bokföring som används för att bokföra inkomster eller utgifter som sträcker sig över ett räkenskapsår. När du upprättar bokslutet måste du periodisera inkomsterna och utgifterna i ditt företag så att de hamnar i rätt period. Intäkter ska du ta upp i perioden då de intjänas och kostnader – då de förbrukas.

Tänk på att inte blanda ihop intäkt med inkomst och kostnad med utgift. Vi kan säga att en intäkt är en periodiserad inkomst och en kostnad är en periodiserad utgift.

Inkomster och utgifter som avser det aktuella året ska du ta med i årets bokföring. Det spelar ingen roll att de ska faktureras och betalas nästkommande år – inkomsten eller utgiften har uppstått under nuvarande år och därför ska den belasta årets resultat.

När vi pratar om periodisering menar vi interimsfordringar och interimsskulder. Ordet interim kommer från latin och kan översättas som ”tillfällig”. Skulden är tillfällig för att den kommer att bokas bort under nästa period.

I interimsfordringarna ingår förbetalda kostnader (betalda i förväg) och upplupna intäkter (ännu inte fakturerade och betalda). Interimsskulder är förbetalda intäkter (betalda i förväg) och upplupna kostnader (betalas och faktureras nästa år).

Vad är upplupna kostnader?

En upplupen kostnad uppstår när du får en leverans av en vara eller tjänst som ska förbrukas under ett räkenskapsår, men som ska betalas under nästkommande. Oftast uppstår skulden nära slutet av året. Då har du en skuld till någon som du vet att du ska betala senare.

Ditt företag kanske köper en tjänst i december, men betalningen ska ske i januari året därpå. Du måste dock bokföra inköpet eftersom det ska ingå i årets redovisning. Detta gör du på kontogrupp 29 som upplupen kostnad och det hamnar på skuldsidan i balansräkningen. Du bokför belopp utan moms.

Nästa år när du betalar fakturan nollar du verifikationen med den upplupna kostnaden genom att vända kontona. På så sätt försvinner skulden och inköpet bokförs som vanligt med ingående moms.

Ett tips är att göra en lista på alla upplupna kostnader när året börjar närma sig sitt slut. Då minskar nämligen risken att du ska glömma något och få ett årsresultat som inte motsvarar verkligheten. Listan kan du senare lämna som bilaga till bokslutet.

Exempel på upplupna kostnader

Det är inte bara inköpta varor och tjänster som räknas som upplupna kostnader. Även löner, semesterskuld, elförbrukning, telefonkostnader, sociala avgifter, räntekostnader samt kostnader för redovisning, bokslut och revision ingår i posten.

Det finns företag som betalar ut inarbetad lön månaden därpå. Då blir decemberlönen bokförd som upplupen kostnad eftersom den ska belasta årets resultat oavsett att den ska betalas ut året efter. Glöm inte att beräkna och lägga till även de upplupna arbetsgivaravgifterna som avser lönen.

Kostnader för elförbrukning och telefonsamtal betalar du också i efterhand och ska därför redovisas i årets bokföring eftersom de påverkar resultatet.

Om du anlitar en revisionsfirma som arbetar med företagets löpande bokföring, bokslut och utför företagets revision ska du betala deras faktura när allt arbete är avslutat, det vill säga i januari året efter.

Bokföring av upplupna kostnader

Som vi nämnde ovan behöver upplupna kostnader inte bara vara något som företaget köpt in. De kan även omfatta utgifter för löner, ränta eller revision.

I kontoplanen hittar du separata konton för bokföring av upplupna kostnader beroende på deras typ.

2910	Upplupna löner
2920	Upplupna semesterlöner
2930	Upplupna pensionskostnader
2940	Upplupna lagstadgade sociala och andra avgifter
2950	Upplupna avtalade sociala avgifter
2960	Upplupna räntekostnader
2980	Upplupna avtalskostnader
2990	Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter

Exempel – Bokföring av upplupen revisionskostnad

Du har beräknat att kostnaden för revision i år kommer att bli 8 000 kronor exklusive moms. Fakturan ska du betala i slutet på januari nästa år. Den upplupna revisionskostnaden bokför du så här:

Konto	Debet	Kredit
2990 – Övr. upplupna kostnader och förutbetalda intäkter		8 000 kr
6421 – Revision	8 000 kr

I början på nästa år vänder du verifikationen och bokar bort den upplupna kostnaden.

Konto	Debet	Kredit
2990 – Övr. upplupna kostnader och förutbetalda intäkter	8 000
6421 – Revision		8 000

När du sedan får fakturan för revisionen bokför du den som vanligt och tar med även den ingående momsen.

Exempel – Bokföring av upplupen lön

De anställdas bruttolön i december är 100 000 kronor och ska betalas ut den 25 januari nästa år. När du ska bokföra den som upplupen kostnad ska du ta med även upplupen semesterersättning samt arbetsgivaravgifter på både lön och ersättning.

• Arbetsgivaravgifter/lön (31,42%): 100 000 x 0,3142 = 31 420 kronor
• Semesterersättning (12%): 100 000 x 0,12 = 12 000 kronor
• Arbetsgivaravgifter/ersättning (31,42 %): 12 000 x 0,3142 = 3 770 kronor

Den upplupna kostnaden bokför du så här:

Konto	Debet	Kredit
2910 – Upplupna löner		100 000 kr
7210 – Löner till tjänsteman	100 000 kr
2940 – Upplupna lagstadgade sociala avgifter		31 420 kr
7510 – Lagstadgade sociala avgifter	31 420 kr
2920 – Upplupna semesterlöner		12 000 kr
7291 – Förändring av semesterlöneskuld tjänsteman	12 000 kr
2940 – Upplupna lagstadgade sociala avgifter		3 770 kr
7519 – Sociala avg. för semester- och löneskulder	3 770 kr

Summering

Upplupna kostnader syftar på sådana som företaget har under ett räkenskapsår, men som du ska betala under det nästkommande. De påverkar årets resultat och därför är det viktigt att du bokför dem på rätt period.

Du bokför upplupna kostnader på skuldsidan i balansräkningen på ett konto i grupp 29. I början på nästa period vänder du verifikationen, bokar bort den upplupna kostnaden och bokför fakturan som vanligt.