En faktura är ett skriftligt krav på betalning. Normalt sett gäller fakturan som betalningsalternativ när företag handlar med varandra, men även privatpersoner har möjlighet att handla mot faktura, speciellt vid näthandel.
Varje gång du säljer en vara eller tjänst skickar du en faktura till kunden. På så sätt ger du kunden en kredit, en tillåtelse att vänta med betalningen till förfallodagen. Det finns tillfällen då du kan låta någon annan utfärda en faktura i ditt namn, men som näringsidkare ansvarar du själv för att fakturorna är korrekta.
Innehållsförteckning:
| Hur gör jag en faktura? |
| Vad ska en faktura innehålla? |
| Vad är kontantfaktura? |
| Vad betyder självfaktura? |
| Summering |
Hur gör jag en faktura?
Det finns inga specifika krav på hur en faktura ska se ut, så länge den innehåller alla viktiga uppgifter. Du kan alltså skapa en fakturamall i din dator och använda den i din verksamhet. Det kräver dock stor noggrannhet att hålla ordning på fakturajournalen och kronologin.
Du kan även skaffa ett faktureringsprogram och arbeta med det. Fördelarna med faktureringsprogram är att de sköter allt automatiskt – fakturadatum, nummer, kunduppgifter och artikelnummer.
Läs även: Gratis fakturamall & 7 viktiga tips vid fakturering
Vad ska en faktura innehålla?
För att en faktura ska vara giltig ska den innehålla viss information.
- Namn. Det kan vara ”Faktura”, ”Påminnelse” eller ”Kreditnota”. Kunden ska tydligt kunna avgöra vilken typ av betalningskrav fakturan gäller.
- Fakturanummer. Varje faktura ska ha ett eget löpnummer. Du ska alltid utfärda fakturor i en obruten nummerföljd under hela räkenskapsåret.
- Fakturadatum. Det är vanligt att fakturan skapas i samband med leveransen av produkten. Ju snabbare du skickar din faktura, desto snabbare får du in betalningen.
- Kundadress. Ange kundens adress och använd inte förkortningar.
- Leveransdatum. Skriv när leveransen är beräknad. Det behöver dock inte vara samma dag som fakturan skapas. Om du inte kan specificera datum, ange leveransmånad istället.
- Betalningsvillkor. Med det menas hur många dagar har kunden på sig att betala fakturan. Du kan välja från 10 till 30 dagar, men kom ihåg att kortare tid betyder snabbare betalning.
- Förfallodatum. Förfallodatumet ska alltid finnas med på fakturan och visa när kunden senast kan betala innan extra avgifter tillkommer. Ange datumet tydligt.
- Dröjsmålsränta. Detta är en extra avgift du har rätt att ta ut om kunden inte betalar i tid. Dröjsmålsräntan beräknas på hela beloppet inklusive moms och ligger normalt på cirka 10 procent.
- Benämning. Här beskriver du i detalj vad fakturan avser – artiklar, antal, enhetspris och summa. På summan lägger du moms med den procentsats som gäller för produkten och räknar ut beloppet som kunden ska betala.
- Dina kontaktuppgifter. Ange företagets adress (utan förkortningar), organisationsnummer, telefonnummer samt e-post-och webbadress. Är du registrerad för moms ska du även lämna ditt VAT-nummer.
- Betalningsuppgifter. Det är viktigt att uppge var ska kunden betala – PlusGiro, BankGiro eller bankkonto.
Vad är kontantfaktura?
Kontantfakturan kan jämföras med ett kvitto, men innehåller fler uppgifter som liknar en vanlig faktura. Den skapas vid försäljningstillfället och betalas kontant eller med kort. Kunden kanske inte behöver fakturan, men du ska spara och bokföra den senast nästkommande arbetsdag.
Det som måste ingå i en kontantfaktura är fakturanummer och datum, kundens namn och adress, specifikation och belopp.
Vad betyder självfaktura?
Normalt sett är det säljaren som skapar en faktura och skickar den till köparen. Det finns dock tillfällen då en köpare kan utfärda en faktura som då kallas självfaktura eller self-billing.
Här är det säljaren som har ansvar att kontrollera att fakturan är korrekt. För att en självfaktura ska kunna skapas ska det finnas avtal mellan köpare och säljare.
Självfakturering passar främst i verksamheter där det finns återkommande regelbundna leveranser, till exempel transport och affiliate.
Summering
En faktura är kort sagt ett dokument innehållande ett krav på betalning. Du kan själv skapa egna fakturamallar, så länge de innehåller alla nödvändiga uppgifter.
Det finns olika typer av fakturor beroende på vad de avser, exempelvis kredit-, kontant- eller självfaktura. Oavsett vilken faktura du skapar ska du alltid se till att ange betalningsvillkor och förfallodatum tydligt. Kunden ska lätt kunna avläsa vad, när och var den ska betala.
Läs även: Så bestrider du en faktura – Steg för steg
Egenföretagare sedan fem år tillbaka med lång erfarenhet inom content writing, sökmotoroptimering och innehållsmarknadsföring. Brinner för entreprenörskap, älskar att starta nya projekt och vill genom Entreprenören.nu inspirera andra att våga testa sin egen grej!
Hej Alexandra! Jättebra info!
En fråga dock, du skriver ”På summan lägger du moms med den procentsats som gäller för produkten och räknar ut beloppet som kunden ska betala”. Om man inte är reggad för moms/ har ett VAT-nr ( = enskild firma som omsätter under 30. 000) ska man ändå skriva ut moms på fakturan?
Hej Jenny och tack för din fråga!
Du som är befriad från moms ska inte ange moms i dina fakturor. Du ska dock skriva att försäljningen är undantagen från moms enlighet med bestämmelserna om befrielse från mervärdeskatt.
En nyhet – från 1 juli höjs gränsen för momsbefrielse från 30 000 kronor till 80 000 kronor.
Jag antar att du är medveten om att momsbefrielsen inte gäller när du köper varor och tjänster – då är du skyldig att redovisa utgående momsen.
Allt gott!
Tusen tack för svar Alexandra! Håller på att läsa på för att lära mig grunderna för att ha enskild firma vid sidan av min anställning och måste säga du tar upp de flesta av mina frågor på din sida. Japp, medveten om att momsbefrielsen inte gäller vid köp.
Men två följdfrågor på ditt svar ovan, som jag nu inte kan hitta någonstans på nätet. Om man fakturerar utan moms, låt säga för personlig träning och och privatkunden vill ha ett kvitto för friskvårdsutlägg, måste då inte momssats 6% stå med på kvittot? Och om det skulle vara ett företag jag fakturerar för ex ett grupppass, kan de inte lyfta ingående moms om jag fakturerar utan?
Supertack på förhand!
Vad intressant och vad roligt att vår sida kan vara till hjälp. 🙂
Gällande dina följdfrågor – du behöver varken ange moms på fakturor eller kvitton om du är momsbefriad (så länge du anger att försäljningen är undantagen från moms). Och eftersom köparen inte betalar moms ska den inte redovisa ingående moms på just den fakturan heller.
Om du känner dig osäker på det här med moms kan det vara en god idé att rådfråga en revisor för att få lite bättre koll på läget. 🙂
Allt gott!