Det finns tillfällen då du som företagare behöver hjälp med en specifik uppgift. Då kan du antingen anställa personal som har just den kompetensen eller så kan du vända dig till en konsult. Och väljer du att ta hjälp av en konsult kan det vara bra att upprätta ett konsultavtal.
Att anställa personal kan vara bra om företaget behöver personen under en längre tid, men kan samtidigt vara en dyr affär. Med en konsult kan företaget undvika stora kostnader samtidigt som engagemanget en anställning medföljer.
I den här artikeln får du lära dig mer om vad ett konsultavtal är och vad det ska innehålla. Du kan också ladda ner vår mall för konsultavtal helt gratis, om du vill ha lite hjälp på vägen.
Innehållsförteckning:
Vad är ett konsultavtal?
Ett konsultavtal är en överenskommelse mellan en uppdragsgivare (beställare) och en uppdragstagare (konsult).
Avtalet ska specificera själva uppdraget, dess villkor och ersättningar. För att ett konsultavtal ska vara giltigt är det också viktigt att det är underskrivet av båda parterna.
Det är viktigt att inte förväxla ett konsultavtal med en anställning. Då finns nämligen risken att uppdragsgivaren blir skyldig att retroaktivt betala semestertillägg och/eller sociala avgifter. Hur du ska undvika detta tar vi upp lite längre ner.
Det här ska konsultavtalet innehålla
Vad konsultavtalet ska innehålla beror framför allt på uppdraget som konsulten ska utföra. Det finns dock några viktiga punkter som alltid bör finnas med i ett konsultavtal:
1. Avtalsparter
Namn, organisationsnummer, adress och kontaktuppgifter för de som ingår avtalet ska vara tydligt angivna. Konsulten ska också bifoga F-skattsedel samt ange VAT-nummer (momsregistreringsnummer).
2. Uppdragets art, omfattning och genomförande
Här beskriver du vad uppdraget och dess syfte är. Punkten ska även innehålla uppgifter om utförande, tidsram, samarbete, regler kring dokumentation, ändringar och rapportering under arbetets gång.
3. Ersättningar
Här ingår alla ersättningar som kan tillkomma under avtalstiden som till exempel pris för utförande av uppdraget, övriga kostnader, kostnader för resor och/eller traktamente.
4. Betalningsvillkor
Var noga med att ange när och hur betalning ska ske, förfallodag, dröjsmål och betalningssätt.
5. Försäkring
Det är viktigt att konsulten kan visa en egen ansvarsförsäkring som gäller under hela avtalstiden och gärna några månader därefter.
6. Ansvar
Tänk genom och precisera vilket ansvar båda avtalsparter ska ha under uppdragstiden. Vem ska tillhandahålla utrustning som krävs för uppdraget? Vem ansvarar för fel/skador under pågående arbetet?
7. Sekretess
För att inte riskera att dina företagshemligheter hamnar hos en konkurrent kan du bestämma ett vite på till exempel 20 000 kronor om konsulten accepterar ett liknande uppdrag hos företag du konkurrerar med inom ett år efter avslutat arbete hos er.
8. Avtalstid
Om du vet hur lång tid uppdraget tar kan du bestämma ett slutdatum för det. Lägg även till en klausul om uppsägningstid, då konsultavtal går upp att säga upp utan speciell orsak. Du vill förstås inte hamna i en oavslutad arbetsprocess om konsulten lämnar uppdraget direkt.
9. Underskrifter
För att ett konsultavtal ska vara giltigt är det viktigt att båda parter skriver under.
10. Bilagor
För att komplettera avtalet med ytterligare information kan du skriva flera bilagor och bifoga dem till avtalet. Det kan till exempel vara:
- Detaljer kring uppdragsbeskrivningen
- Specifikationer krings tidsplan
- Delrapporter
Vem kan ingå ett konsultavtal?
Som vi nämnde ovan är konsultavtalet ett avtal mellan två näringsidkare, det vill säga företag.
Konsulten som du anlitar ska därför antingen ha en enskild firma eller ett aktiebolag. För att kunna arbeta som konsult ska företaget vara godkänt för F-skatt under hela uppdragstiden.
Det är också möjligt att arbeta som konsult och vara egenanställd. Då kan du fakturera utan företag genom egenanställningsföretaget och använder deras F-skatt.
Läs även: Så fungerar frilans via egenanställning
Konsulter har ofta flera uppdrag och kunder
För att Skatteverket inte ska betrakta konsultuppdraget som en anställning bör konsulten även ha uppdrag och inte enbart arbeta bara med en kund. Därmed kan det vara bra om det finns en klausul i konsultavtalet som tillåter konsulten att ha flera uppdrag samtidigt.
I mån av tillgång och beroende på uppdrag bör konsulten använda sin egen utrustning vid utförandet av uppdraget. Det tolkas som ett bevis på att det inte handlar om ett anställningsförhållande mellan kund och konsult.
Viktigt med skriftligt avtal
I Sverige har vi avtalsfrihet, vilket innebär att du har rätt att välja vem du vill ingå avtal med. Dessutom gäller muntligt avtal. Och det kan vara bra, men blir det missförstånd och problem i framtiden är det svårt att bevisa vad som har sagts i ett muntligt avtal.
Dessutom är det viktigt att ha allt svart på vitt om du ska bekosta ett arbete i ditt företag genom att anlita extern konsult. Tar uppdraget längre tid än planerat kan du enkelt kontrollera uppgifter och tidsramar för utförandet.
Med ett korrekt skrivet konsultavtal kan du och ditt företag kort sagt vara säkra på att allt går rätt till.
Hur du skriver konsultavtal – Gratis mall
Det finns inga krav som reglerar hur du bör skriva ett konsultavtal. Därför går det utmärkt att använda sig av en gratis mall som du laddar ner online.
Här kan du till exempel ladda ner vår mall för konsultavtal helt gratis. Använd den som den är eller anpassa den efter ditt behov. Mallen är i Word-format.
I vissa branscher (bygg, bank, fastighet) kan det dock finnas branschspecifika standardavtal med definierade riktlinjer. Är du verksam i någon av dem kan du med fördel använda dig av ett sådant avtal.
Du kan även vända dig till en jurist om du skulle behöva ytterligare hjälp.
Konsultavtal är inte en anställning
När du skriver ett konsultavtal är det viktigt att det blir korrekt utformat. Det ska visa tydligt att en konsult är anlitad under en bestämd tid för att utföra ett specifikt uppdrag.
Avtalet får alltså inte påminna om en anställning. Om så är fallet har konsulten alla rättigheter som följer med en anställning, det vill säga LAS, semester- och övertidsersättning.
En av de viktigaste uppgifterna som ska finnas i ett konsultavtal är konsultens F-skattsedel. För dig som är uppdragsgivare är detta en försäkran att du inte behöver betala konsultens arbetsgivaravgifter och ersättningar. Har inte konsulten F-skattsedel kommer Skatteverket att kräva ditt företag på retroaktiva sociala avgifter på köpeskillingen.
Vad du kan göra för att konsultavtalet inte ska ses som en anställning
- Anlita helst konsulter från aktiebolag som har F-skatt och är registrerade som arbetsgivare.
- Se till att det finns en klausul som tillåter konsulten att ha flera uppdrag samtidigt som hen arbetar hos er.
- Begär att konsulten, om möjligt, använder egen utrustning vid utförande av uppdraget.
- Betala konsultens ersättning i form av arvode och inte som en lön.
Nyttjande- och äganderätt av konsultresultat
Detta ämne gäller främst IT-sektorn där vanliga konsultuppdrag skapar immateriella resultat i form av till exempel en webbsida, dataprogram eller applikationer. Efter att konsulten utfört sitt arbete med uppdraget ska det finnas tydliga regler gällande om vem som faktiskt äger resultatet.
Normalt sett tillfaller immateriella resultat företaget som beställt uppdraget. För att detta ska gälla ska det framgå tydligt i konsultavtalet. I annat fall gäller nämligen upphovslagen som ger alla rättigheter till upphovsmannen (konsulten).
Du som uppdragsgivare kan kräva att bara ditt företag ska kunna använda resultatet. Detta innebär att konsulten inte har rätt att använda samma metod i ett annat uppdrag.
Efter avslutat arbete ska konsulten lämna tillbaka all dokumentation som har används under avtalstiden.
Summering
Har ditt företag specialiserat sig på konsulttjänster eller är du en företagare som behöver konsulthjälp? Då ska du skriva ett konsultavtal. Med ett skriftligt avtal slipper du otrevliga missförstånd och skattesmällar i framtiden.
Externa länkar:
Se upp med konsultavtalen
Konsult eller anställd – Skillnader och konsekvenser
Egenföretagare sedan sju år tillbaka med lång erfarenhet inom content writing, sökmotoroptimering och innehållsmarknadsföring. Brinner för entreprenörskap, älskar att starta nya projekt, framför allt inom digital marknadsföring, och vill genom Entreprenören.nu inspirera andra att våga testa sin egen grej!