Att anställa personal kan vara en viktig nyckel för att få ditt företag att växa.
Om din verksamhet går bra kommer antalet kunder med största sannolikhet att öka. Och för att klara av den dagliga driften och inte hämma tillväxten kommer du i de allra flesta fall att behöva hjälp.
Genom att utöka din personalstyrka kan du fortsätta utveckla ditt företag och öka lönsamheten. Men hur gör man egentligen för att anställa personal? Vem kan anställa, vilka lagar gäller och vad ska man tänka på innan man faktiskt anställer?
Det och mycket mer kommer du att få lära dig i den här artikeln.
Innehållsförteckning
Vem kan anställa?
För att kunna anställa personal måste du vara en arbetsgivare. Och att vara arbetsgivare är förknippat med flera skyldigheter.
Några av dem är till exempel att betala arbetsgivaravgifter, att lämna en arbetsgivardeklaration samt att redovisa skatt till Skatteverket. För att kunna göra det måste du först registrera dig som arbetsgivare.
Uppgifterna du ska ange vid registreringen är:
- Datum för första löneutbetalningen
- Antal månader per år som lön ska betalas
- Antal anställda under året
- Lönesumma för ett år
Själva registreringen kan ske på två sätt:
- Elektroniskt via Verksamt.se
- Genom att fylla i blankett SKV4620 på Skatteverket.se
Tips! Hos Enklajuridik.se kan du som planerar att anställa personal få kostnadsfri utvärdering av jurister med fokus på arbetsrätt. Du kan bland annat få hjälp med avtalsskrivning och granskning, men också kollektivavtal och sekretessavtal.
Olika anställningsformer
Enligt Lagen om anställningsskydd gäller ett anställningsavtal tillsvidare om inte annat har avtalats. Och om anställningen är tidsbegränsad ska det framgå av avtalet för att det ska vara giltigt.
Tillsvidareanställning
En tillsvidareanställning fortsätter på obestämd tid tills antingen du eller arbetsgivaren säger upp den efter en lagenlig uppsägningstid.
Provanställning
En tillsvidareanställning kan ofta föregås av en så kallad provanställning. Den kan vara på högst 6 månader om inte kollektivavtalet visar något annat. Provanställning är ett bra sätt att bekanta sig med personen och se hur den klarar jobbet och relationerna med den övriga personalen.
Provanställningen upphör efter en underrättelse 14 dagar i förväg, annars övergår den i en tillsvidareanställning.
Deltidsanställning
Om behovet av arbete inte täcker heltid kan du anställa personal på deltid (ett antal procent av heltid). Det gäller både under tillsvidare- och tidsbegränsad anställning.
Timanställning
Egentligen är inte timanställning en anställningsform. Den visar bara att de anställda får betalt för sitt jobb per timme. Själva anställningen är tillsvidare eller tidsbegränsad.
Tidsbegränsad anställning
En tidsbegränsad anställning ska gälla inom den tidsram, alltså specifika datum, som står angiven i anställningsavtalet.
Allmän visstidsanställning
En sådan anställning ska pågå under högst 24 månader inom en femårsperiod. Efter 24 månader övergår anställningen i en tillsvidareanställning.
Vikariat
Om någon i personalen är långtidssjukskriven, tjänstledig, föräldraledig eller börjar studera har du möjlighet att anställa en vikarie. Av anställningsavtalet ska framgå vem personen vikarierar för och under hur lång tid.
Personer som vikarierat sammanlagt i mer än 2 år under en femårsperiod hos samma arbetsgivare blir automatiskt tillsvidareanställda.
Säsongsanställning
Inom vissa branscher är säsongsanställning den enda möjliga eftersom verksamheten bara kan pågå under en viss årstid. Några exempel på sådana anställningar är yrken inom skogsbruk, trädgårdsarbete, snöröjning och bärplockning.
En säsongsanställning kan vara olika lång, men upphör när säsongen är slut.
4 frågor innan du anställer personal
Att anställa personal kräver tid och ett bra grundarbete. Det gäller helt enkelt att vara väl förberedd.
Nedan listar vi några frågor som kan vara bra att besvara innan du påbörjar anställningsprocessen. På så sätt kan du även försäkra dig om att allt sker enligt gällande lagstiftning.
Vilken kompetens behöver företaget?
Oavsett om du anställer för första gången eller inte ska du ha en klar bild av allas roll i företaget, alltså vem som gör vad.
Analysera vilka kompetenser som saknas och om inte någon annan i företaget kan tillföra den. Kanske finns det möjlighet att erbjuda din befintliga personal en intern utbildning och låta dem ta över arbetsuppgiften?
Hur länge är kompetensen nödvändig?
Anställningstiden beror på hur länge företaget är i behov av en viss kompetens. Kommer personen att ha arbetsuppgifter som täcker en heltidstjänst? Eller behövs kompetensen bara under en tidsbegränsad period? Är tjänsten bara ett vikariat för någon som är föräldraledig?
Svaren på dessa frågor kommer att hjälpa dig bestämma anställningsvillkoren utan att belasta ekonomin onödigt länge.
Vilken typ anställning ska jag erbjuda?
Du bör alltid anpassa anställningen efter behovet. Finns det tillräckligt med arbetsuppgifter för en tillsvidareanställning? Du kan kanske börja med en provanställning för att utvärdera personens kvalifikationer och samspel med resten av personalen.
Ta kontakt med redovisningsenheten för att diskutera ekonomin och få råd.
Anställa eller hyra in?
Är behovet av en ny kompetens enbart tillfälligt kan en inhyrning i form av en konsult vara ett bra alternativ. På så sätt garanteras du att rätt person utför uppdraget, vilket ger trygghet och leder till effektivitet.
I många fall kan en konsult faktiskt även vara billigare än en anställd eftersom du inte behöver betala sociala avgifter. Dessutom slipper du spendera tid på rekrytering och deklarationer.
Vilka lagar gäller för att anställa personal?
En anställning är som du säkert förstår förknippad med stort ansvar. Därför finns det vissa lagar som är viktiga att följa och dessa kan vara bra för dig att känna till. Alla anställda ska känna sig trygga i att deras rättigheter är tillgodosedda samt att de har fått allt som de har rätt till.
Nedan presenterar vi några av de viktigaste lagarna du ska rätta dig efter när du anställer personal.
Lagen (1982:80) om anställningsskydd (LAS)
I Lagen om anställningsskydd beskrivs alla anställningsformer som finns i Sverige idag. Den innehåller också information om vad som gäller vid anställningsavtal, olika typer av uppsägning samt avskedande och reglerna kring dem.
Arbetsmiljölag (1977:1160) och Arbetsmiljöförordning (1977:1166)
Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöförordningen berör frågor om hur du som arbetsgivare skapar en god arbetsmiljö som hjälper till att förebygga arbetsskador och ohälsa.
Som arbetsgivare ska du veta vilka dina allmänna skyldigheter är – att underhålla lokaler, maskiner och redskap, att regelbundet undersöka riskerna i verksamheten, att dokumentera arbetet med arbetsmiljön.
Arbetstidslagen (1982:673)
I Arbetstidslagen finns bestämmelserna om anställdas arbetstid, jourtid, övertid och mertid. Vidare fastställer den hur arbetstiden ska förläggas så att alla har tillräckligt med dygnsvila och ledighet.
Lagen berör också frågor om raster, måltidsuppehåll och arbetspauser. Allt detta verkar självklart och enkelt, men har du inte läst lagen tidigare kommer du förmodligen att bli förvånad.
Medbestämmandelagen (MBL)
MBL är en lag om förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Den fokuserar på reglerna kring kollektivavtal, förhandlingar, föreningsrätt och skadestånd. Lagen lägger vikt på den viktiga medbestämmanderätten för arbetstagare som ger inflyttande i frågor om anställningsavtal, ledning och fördelning av arbetet.
MBL ger dessutom riktlinjerna vid varsel om stridsåtgärd (strejk) och hur medling mellan parterna ska gå till.
Semesterlagen (SemL)
I Semesterlagen står det om rätten till semesterförmåner som semesterledighet, semesterlön och semesterersättning. Här kan du hämta information om hur du beräknar de olika förmånerna och vilka bestämmelser det finns om semester.
Föräldraledighetslagen (1995:584)
Föräldraledighetslagen anger vem som har rätt till föräldraledighet, hur länge och hur ledigheten går att förlägga. Det är möjligt att ta hel ledighet med eller utan föräldrapenning, delledighet med eller utan föräldrapenning eller ledighet med omvårdnadsbidrag. Skillnaderna beskrivs i lagen tillsammans med reglerna om återgång till arbete.
Vad kostar det att anställa personal?
Att anställa personal kostar pengar. Faktum är att personalen i många fall är den överlägset största utgiften företag har. Men utan personal har du ingen verksamhet, så se istället din personal som en viktig investering för framtiden.
Du kanske redan vet att det tillkommer andra kostnader i samband med en anställning utöver själva bruttolönen. Det kan vara lagenliga försäkringar, arbetsgivaravgifter och pensionspremier.
Du kommer även att ha anställda som har semester eller drabbas av sjukdom, vissa har familjeledighet eller är på utbildning. Alla resor som sker i arbetet ska betalas i form av reseersättning och/eller traktamente. Och när du anställer ska personen ha en arbetsplats med nödvändig utrustning.
Tips! Läs mer om hur mycket det kostar att anställa i vår guide ”Vad kostar en anställd?”. Där hittar du även en kostnadsfri kalkylator som du kan använda för att räkna på kostnaderna.
Rekryteringsprocessen i 6 steg
För att hitta en passande medarbetare bör du vara inställd på att rekryteringsprocessen kommer ta sin lilla tid. Det finns dock en del saker du kan göra för att underlätta sökandet efter den perfekta kandidaten för jobbet.
Här går vi igenom hur rekryteringsprocessen bör gå till i fem enkla steg.
1. Kravprofil
Innan du börjar rekryteringen bör du sammanställa en kravprofil på den person du söker. I profilen specificerar du den anställdes arbetsuppgifter, ansvar, erfarenhet och personliga egenskaper och inte minst – vilken lön och anställningsvillkor du ska erbjuda.
2. Annonsering
Många företagare annonserar sina vakanta platser hos Arbetsförmedlingen. Tjänsten är kostnadsfri och annonserna visas även på sajter som Linkedin. Men på senare tid har även användningen av sociala medier ökat markant. Där har din annons möjlighet att nå ett stort antal potentiella kandidater.
Du kan också använda dig av dina befintliga kontakter i ditt nätverk.
3. Anställningsintervju
När du har gjort ett urval bland alla sökande ska du välja ut fem – sex personer och kalla dem till en anställningsintervju. Förberedd dig väl genom att göra en frågelista för samtliga sökanden och läs igenom ansökningarna noggrant.
Under anställningsintervjun bör du ställa frågor och anteckna svaren. Kom bara ihåg att intervjun ska vara en dialog – inte ett förhör!
4. Kontakta referenserna
Be alltid den sökande om referenser. De kan du nämligen kontakta om du känner dig osäker kring något angående den sökandens prestationer eller erfarenheter.
5. Välj din kandidat och kalla till ett nytt möte
Vi förstår att det kan vara svårt att välja. Ingen är perfekt och alla har något som du efterfrågar. Men förhoppningsvis kommer du att få en känsla av vem av kandidaterna som är rätt för jobbet. Bestäm då ett nytt möte för vidare diskussioner om anställningsvillkor, jobbstart och platsintroduktion.
6. Förbered ett anställningsavtal
Innan din nya medarbetare påbörjar sin anställning ska du förbereda ett anställningsavtal.
I avtalet ska du ange bland annat personens arbetsuppgifter, anställningsform, arbetsplats, startdatum, lön, arbetstid, semesterdagar, kollektivavtal på arbetsplatsen och uppsägningstid. Avtalet ska du lämna till arbetstagaren inom en månad efter starten.
Beroende på verksamhet kan även andra punkter tillkomma, så som konkurrensförbud, lojalitets- och tystnadsplikt.
Tänk på! Har du ett kollektivavtal måste du kontrollera bestämmelserna i det innan du gör ett anställningsavtal.
Vikten av kollektivavtal
Ett kollektivavtal är ett skriftligt regelverk som bestämmer arbetsgivarens och arbetstagarnas rättigheter och skyldigheter på en arbetsplats. Det gäller mellan en arbetsgivare eller arbetsgivarorganisation och ett fackförbund och innehåller regler om:
- Anställningsformer
- Arbetstider
- Löner och ersättningar
- Ledigheter
- Uppsägning och avsked
- Pensions- och olycksfallsförsäkringar
Många tror att kollektivavtalet är till bara för arbetstagarnas trygghet. Även om förvisso stämmer är kollektivavtalet minst lika viktigt för arbetsgivare.
Med ett kollektivavtal på arbetsplatsen kan du som arbetsgivare känna dig säker på att du uppfyller alla krav som avtalet ställer. Och känner du dig tveksam i något kan du alltid hitta svaret i kollektivavtalet.
Ett kollektivavtal signalerar dessutom att ditt företag är seriöst och tar sin roll som arbetsgivare på största allvar. Det inger respekt såväl hos arbetstagare som hos kollegor på marknaden.
Summering
De anställda är ofta den viktigaste resursen i ett företag. Samtidigt är personalkostnaderna normalt sett den största kostnadsposten per år. Därför är en god personalplanering en avgörande fråga när det gäller företagets ekonomi.
Om du planerar att anställa personal ska du börja med ett väl organiserat grundarbete. Det är mycket du måste utvärdera innan du är säker på att anställningen är nödvändig och motiverad. Det skadar inte att ta fram en kalkyl som visar att företaget har råd med de ökade personalkostnaderna.
Är alla förutsättningar rätt kan du öka din personalstyrka och sikta mot framgångsrik och lyckad utveckling.
RELATERADE ARTIKLAR:
Tillväxt – 9 sätt att expandera företaget
Vad är sociala avgifter?
Egenföretagare sedan fem år tillbaka med lång erfarenhet inom content writing, sökmotoroptimering och innehållsmarknadsföring. Brinner för entreprenörskap, älskar att starta nya projekt och vill genom Entreprenören.nu inspirera andra att våga testa sin egen grej!