Ladda ner gratis fakturamall

| | ,

Alla företag kommer någon gång under sin verksamhetstid att behöva skicka samt betala en faktura.

Att veta hur detta betalningsdokument fungerar och ser ut är dock inte helt enkelt, framför allt inte för nyföretagare. Dessutom finns det en hel del lagar och regler att förhålla sig till när det gäller fakturering.

I denna guide ger vi dig en introduktion till hur fakturor fungerar och vilken information de ska innehålla. Du kan även ladda ner vår egna fakturamall gratis som Excel-dokument.

Innehåll:

Vad är faktura?

En faktura är ett dokument som en säljare skickar till en köpare med krav på betalning för en vara eller tjänst. Fakturor kan antingen skickas elektroniskt eller i pappersformat via post.

I företaget utgör fakturorna bokföringsverifikat samt underlag för momsredovisningen. Själva fakturahanteringen sker oftast i olika program som separerar kundfakturor (de utgående) från leverantörsfakturor (de inkommande) för att underlätta bokföringen.

Många gånger utgör en faktura dessutom en garanti för varan eller tjänsten som kunden köpt.

Vad ska en faktura innehålla?

En faktura som utfärdas för den svenska marknaden ska innehålla följande uppgifter:

  • Titeln ”Faktura” för att köparen enklare ska kunna skilja den från ”Följesedel” eller ”Betalningspåminnelse”.
  • Fakturadatum.
  • Fakturanummer som följer en nummerordning. Använder du ett faktureringsprogram sker numreringen automatiskt.
  • Kundnummer.
  • Säljarens namn, adress, kontaktuppgifter och momsregistreringsnummer (VAT-nummer).
  • Kundens namn och adress.
  • Specifikation av produkten som fakturan avser samt antal och enhetspris.
  • Den totala summan som kunden ska betala.
  • Summa exklusive moms.
  • Momssats.
  • Fakturans totalbelopp.
  • Förfallodag.
  • Betalningsvillkor.
  • Säljarens PlusGiro- eller BankGiro-nummer.

Vid handel inom EU

Om du bedriver handel med andra länder inom EU finns det ytterligare uppgifter som är obligatoriska att ta med vid faktureringen.

  • Köparens VAT-nummer. Detta för att avgöra vem som ska betala momsen.
  • Tillämpad momssats beroende på var i EU momsen ska betalas.
  • Hänvisning till omvänd betalningsskyldighet om köparen är privatperson eller företag.
gratis fakturamall

Vem är faktureringsskyldig?

Alla som bedriver ekonomisk verksamhet är skyldiga att fakturera. Det spelar ingen roll i vilken roll den bedrivs – som aktiebolag, handelsbolag, föreningar eller fysiska personer.

Ansvaret att en faktura ska utfärdas ligger alltid på säljaren. Det har ingen betydelse om den skriver fakturan själv eller låter någon annan göra det.

Med andra ord är det även säljaren som ansvarar att informationen i fakturan är korrekt. I annat fall är säljaren skyldig att rätta till felen och utfärda en ny korrekt faktura.

Självfakturering

Även köparen har rätt att utfärda en faktura, vilket är vanligast inom tjänstesektorn. Köparen redovisar utfört arbete till säljaren och den självfakturerar köparen. Då får köparen en självfaktura som redovisas som inkomst.

För att utfärda en faktura ska köparen uppfylla dessa krav:

  • Det finns ett avtal om detta mellan säljaren och köparen.
  • Säljaren godkänner varje faktura och är ansvarig att ändra det som är felaktigt.
  • Visa tydligt att det är en ”Självfaktura”.

➥ Ladda ner gratis fakturamall

Nedan hittar du en gratis fakturamall du kan ladda ner helt kostnadsfritt och använda dig av vid din fakturering. Mallen finns tillgänglig för Excel (som automatiskt räknar ut belopp baserat på antal, pris och momssats), ifyllnadsbar PDF och Word.

TIPS! På Canva.com kan du välja och vraka mellan en mängd fakturamallar, alla med olika designer.

7 hjälpsamma tips vid fakturering

Fakturan är som tidigare nämnt ett viktigt dokument och därför ska den hanteras på ett ansvarsfullt sätt.

Här följer några tips som kommer att underlätta faktureringsprocessen för dig och ditt företag.

1. Skaffa en företagslogga

Genom att ha en logga på din faktura kommer ditt företag att betraktas som en seriös leverantör eller partner. Detta kan öka dina chanser att få betalt i tid samtidigt som fakturan blir enklare att känna igen för mottagaren, vilket underlättar deras administration.

2. Fakturera ofta

Så fort du har gjort en ekonomisk transaktion ska du skapa och skicka en faktura. Många företag har en viss dag i månaden då de fakturerar, vilket kan förlänga betalningstiden.

När du skriver betalningsvillkoren, lägg till ”Förfallodag” eller ”Oss tillhanda”. På så sätt blir det enklare för kunden att hålla ordning på när de ska genomföra betalningen.

3. Betalningsvillkor

Många små och medelstora företag har svårt att få sina fakturor betalda inom den fastställda betalningstiden på 30 dagar. Detta beror främst på att många storföretag försöker kräva 60 eller 90 dagar som betalningsvillkor.

I en artikel i Dagens Industri menar näringsminister Mikael Damberg att försenade betalningar och långa behandlingstider är de vanligaste orsakerna till likviditetsbrist i små och medelstora företag. Så mycket som 40 procent av svenska småföretagare uppger att sena betalningar är ett avgörande hinder för verksamhetens tillväxt.

Om vill få in dina betalningar i tid kan du alltid ändra dina betalningsvillkor till 10, 14 eller 20 dagar.

4. Fakturera online

Idag finns det en uppsjö av faktureringsprogram på nätet. Vissa är avgiftsbelagda medan andra är helt kostnadsfria. En fördel med dessa system är att du kan skapa och skicka fakturor var du än befinner dig så länge du har en dator och internet.

Programmen har dessutom en back-up som gör att du har tillgång till dina fakturor även om din dator skadas eller blir stulen. Välj ett fakturaprogram som passar dina och verksamhetens behov.

👉 LÄSTIPS! Är gratis bokföringsprogram bra?

5. Rätta alltid fakturan innan utskick

Se till att alltid dubbelkolla uppgifterna i fakturan innan du skickar iväg den.Om du råkat skickat iväg en faktura och först därefter upptäckt felaktigheter ska du informera kunden om att du tänker kreditera fakturan och skicka en ny.

6. Skicka påminnelse snabbt

Ha alltid koll på ditt faktureringsprogram för att upptäcka fakturor som har förfallit för betalning. Skicka påminnelse redan samma dag eller senast dagen efter för att snabbare få in dina pengar.

7. Arkivera rätt

Enligt Bokföringsskyldigheten ska all bokföring sparas i minst sju års tid. Använder du elektronisk faktura ska den dessutom sparas på tre olika platser.

Sammanfattning

Genom att lära sig fakturera rätt från början kan du underlätta en hel del administrativt arbete i din verksamhet. Dels kan du snabbare få in dina betalningar samtidigt som du kan få bättre struktur i företagets bokföring.

Vi rekommenderar att du använder dig av ett digitalt fakturaprogram för att skapa korrekta fakturor. Om du däremot vill skapa egna fakturor kan du använda vår gratis fakturamall ovan.

Previous

Creddo förklarar: Därför ska du jämföra företagslån

Vilken företagsbank är bäst?

Next

Lämna en kommentar