Begreppet kundfordringar, eller kundfordran, förekommer främst inom bokföring och redovisning.
Enligt Bokföringslagen är alla juridiska personer skyldiga att upprätta bokföring. Undantagen är staten, kommunerna, regionerna, region- och kommunalförbunden. Även fysiska personer som bedriver näringsverksamhet är bokföringsskyldiga.
I den här artikeln förklarar vi vad kundfordring är, hur du bokför en kundfordran och hur du hanterar kundförluster.
Innehållsförteckning:
Vad är kundfordringar? |
Påverkar kundfordringen balansräkningen? |
Hur bokför jag en kundfordran? |
Osäkra kundfordringar |
Kundfordringar som leder till kundförluster |
Vad är kundfordringar?
Varje gång ditt företag säljer en vara eller utför en tjänst ska du få betalt kontant, med kort eller med faktura.
På senare tid har det blivit mycket vanligare att handla på internet än i fysisk butik. Och då väljer de flesta att betala med faktura. En av anledningarna till detta är att du får 14 dagar på dig för att få hem beställningen, undersöka den och sedan betala.
När du efter försäljningstillfället utfärdar fakturan har du skapat en kundfordring – du har alltså pengar att fordra (kräva) från kunden.
Med andra ord en kundfordring, eller kundfordran som det också heter, är en faktura som är utfärdad men inte ännu betald. Fordran upphör när kunden betalar fakturan.
Kundfordringar anses vara kortfristiga och därför klassificeras de som omsättningstillgångar i redovisningen. Oftast är kredittiden för en faktura runt 30 dagar.
Påverkar kundfordringen balansräkningen?
En kundfordring påverkar balansräkningen eftersom du bokför den på konto 1510 Kundfordringar. I och med att intäkterna ökar kan det uppfattas som en tillväxt i företaget. Detta är dock missvisande och ger inte en rättvis bild av resultatet.
Å ena sidan är kundfordringen en sorts kredit och därför kan du inte vara säker på att kunden faktiskt kommer att betala.
Å andra sidan bokas försäljningen på konto 1510 istället för konto 1910 Kassa eller 1930 Företagskonto. På så vis skapas en inbillning att transaktionen är genomförd.
Verkligheten är att företaget får vänta på betalning tills fakturans förfallodag.
Hur bokför jag en kundfordran?
En kundfordran inkluderar utgående moms eftersom den ska betalas av kunden. Den kan vara 25%, 12%, 6% eller 0% av försäljningsvärdet eller 20%, 10,71%, 5,66% eller 0% av en kundfordran inklusive moms.
Exempel
Anta att ditt företag har sålt varor för 15 000 kronor inklusive moms. Värdet på varorna är då 11 250 kronor. Du har skickat en faktura till kunden och skapat en kundfordring.
Bokför du enligt fakturametoden kommer verifikationen att se ut så här:
Konto | Benämning | Debet | Kredit |
1510 | Kundfordran | 15 000,00 | |
2611 | Utgående moms inom SE, 25 % | 3 000,00 | |
3001 | Försäljning inom SE 25 % moms | 12 000,00 |
Använder du kontantmetoden bokför du kundfordringarna vid bokslutet. När kunden sedan betalar fakturan bokför du enligt följande:
Konto | Benämning | Debet | Kredit |
1510 | Kundfordran | 15 000,00 | |
1930 | Företagskonto | 15 000,00 |
Osäkra kundfordringar
Säljer du mycket på kredit, alltså mot faktura, är det viktigt att du håller koll på alla fakturor du skickar. Du kan aldrig vara säker på att alla kunder kommer att betala sina skulder. Vissa företagskunder kanske drabbas av ekonomiska svårigheter, vilket kan orsaka betalningsproblem.
Genom att regelbundet gå igenom kundfordringarna kan du i god tid upptäcka obetalda fakturor. Då måste du göra en utvärdering kring huruvida de kommer att bli betalda eller inte. Är du tveksam ska du hantera sådana fakturor som osäkra.
Osäkra fakturor redovisar du genom att föra flytta fordringsbeloppet från konto 1510 Kundfordringar (kredit) till konto 1515 Osäkra kundfordringar (debet).
Kundfordringar som leder till kundförluster
En kundförlust uppstår när en kund av olika anledningar inte kan betala säljarens faktura.
Har kundens faktura förfallit till betalning kan du vidta flera åtgärder för att försöka driva in kundfordringen. Det kan till exempel vara att:
- Skicka betalningspåminnelser
- Inkassokrav
- Betalningsföreläggande
- Begära utmätning
Det finns befarade och konstaterade kundförluster. Befarade är kundförluster som består av osäkra kundfordringar vars fakturor inte har betalats inom förfallotiden. Konstaterade kundförluster är kundfordringar som med stor sannolikhet inte blir betalda.
Bokföring av befarade kundförluster vid bokslut
Du har flera kundfordringar som är äldre än 90 dagar och anser att de utgör en befarad kundförlust. Det sammanlagda beloppet är 100 000 kronor exklusive moms eller 125 000 kronor inklusive moms.
Konto | Benämning | Debet | Kredit |
1519 | Nedskrivning av kundfordringar | 100 000,00 | |
6352 | Befarade förluster på kundfordringar | 100 000,00 |
Bokföring av konstaterade kundförluster vid bokslut
Under bokslutsarbetet konstaterar du att det finns konstaterade kundförluster om 125 000 kronor inklusive moms (25%). Verifikationen kommer att se ut så här:
Konto | Benämning | Debet | Kredit |
1510 | Kundfordringar | 125 000,00 | |
2640 | Ingående moms | 25 000,00 | |
6351 | Konstaterade förluster på kundfordringar | 100 000,00 |
Bokföring av konstaterade kundförluster som har varit befarade
I punkt 1 har du bokfört befarade kundförlust om 100 000 kronor. Nu får du veta att en kundfordring om 12 500 kronor inklusive moms (25%) har blivit en konstaterad kundförlust, det vill säga att den inte kommer att betalas.
I verifikationen flyttar du då beloppet från befarade till konstaterade kundförluster.
Konto | Benämning | Debet | Kredit |
1510 | Kundfordringar | 12 500,00 | |
2640 | Ingående moms | 2 500,00 | |
6351 | Konstaterade förluster på kundfordringar | 10 000,00 | |
1519 | Nedskrivning av kundfordringar | 10 000,00 | |
6352 | Befarade förluster på kundfordringar | 10 000,00 |
Bokföring av återvunnen kundförlust som har varit konstaterad
Du har fått en betalning för en kundfordring som du har bokfört som konstaterad kundförlust. I redovisningen kallas en sådan betalning för återvunnen kundförlust. Den är på 12 500 kronor inklusive moms (25%).
Konto | Benämning | Debet | Kredit |
1930 | Företagskonto | 12 500,00 | |
2610 | Utgående moms | 2 500,00 | |
3950 | Återvunna kundfordringar | 10 000,00 |
Summering
Kundfordringar uppstår då du utfärdar fakturor som kunden ska betala efter en viss kredittid. Fordran kvarstår under hela förfallotiden tills fakturan är betald. Kundfordringar är i regel kortfristiga och räknas därför som omsättningstillgångar i redovisningen.