Som företagsägare är du beroende av dina leverantörer för att få verksamheten att flyta på. Ibland kan du dock stöta på flera potentiella företag som kan leverera det du söker. I sådana fall är det bra om du begär offert från samtliga för att hitta det bästa priset.
Här nedan fördjupar vi oss i det som är viktigt att veta när det gäller att begära eller lämna offert. Vi ska titta närmare på vad en offert är, vad den ska innehålla samt vilka regler det finns kring hantering av offerter.
| Innehåll: |
| Vad är offert? |
| Vad ska en offert innehålla? |
| Ladda ner gratis offertmall |
| Hur svarar man på en offert? |
| Hur skriver man en korrekt offert? |
| Vad gäller enligt lagen? |
| Summering |
Vad är offert?
En offert är ett affärserbjudande från en part till en annan på dennes begäran. Syftet med en offert är att köparen/säljaren ska få/ge ett skriftligt underlag om pris och villkor för en vara eller tjänst som kan leda till samarbete mellan parterna.
Att skriva en offert betyder med andra ord att säljaren specificerar för en kund en vara eller tjänst den kan erbjuda till ett visst pris under en viss tid.
Offerten är bindande för säljaren under en begränsad tid.
Vad ska en offert innehålla?
För att en kund ska kunna förstå och jämföra offerten är det viktigt att den är tydlig och korrekt. Eftersom det inte finns några regler gällande vad en offert ska innehålla och hur den ska se ut kan offerter utformas på olika sätt beroende på vilken vara eller tjänst de beskriver.
Normalt sett bör dock en offert innehålla uppgifter om:
- Säljarens namn och kontaktinformation
- Detaljerad specifikation av varan eller tjänsten som avses
- Pris totalt samt per enhet (styck, timme, dag) exklusive moms
- Momssats som tillämpas samt momsbelopp
- Eventuella rabatter
- När och hur leveransen sker
- Leverans- och betalningsvillkor
- Hur länge det angivna priset gäller
Förhoppningsvis ska en offert leda till att de båda parterna sluter ett avtal. Därför är det viktigt att de villkor säljaren vill ha med i avtalet också finns med i offerten.
Ladda ner gratis offertmall
Du som har Premium Plus kan ladda ner vår offertmall och använda när du ska skicka en offert. Mallen är i Word och vi har redan förberett alla punkter – det enda du behöver göra är att ändra vissa fält så att de passar just din förfrågan.
Andra populära mallar:
Anställningsavtal
Arbetsgivarintyg
Körjournal
Fakturamall
Hur svarar man på en offert?
När en kund får en offert har den ”skälig” betänketid att fundera över om det är en bra offert eller inte. Hur lång en ”skälig” tid är beror på vilken vara eller tjänst offerten avser. Om offerten är skriven på ett korrekt sätt borde det stå hur länge affärserbjudandet gäller.
Kunden har kanske fått offerter från fler leverantörer angående samma vara eller tjänst. Alla följer med sina respektive tidsbegränsningar. Ha det i åtanke när du jämför erbjudanden så att du inte missar ett bra erbjudande.
För varje offert kan kunden agera på tre möjliga sätt: ren accept, oren accept eller ej accepterad offert.
Ren accept – Acceptera offerten i sin helhet
Ren accept betyder att kunden accepterar offerten på det sätt den är skriven och inom den angivna tidsramen. Då har parterna slutit ett bindande avtal. Här är mycket svårt att dra sig ur affären utan att det får rättsliga konsekvenser.
Oren accept – Acceptera offerten med vissa ändringar
Oren accept innebär att kunder vill göra vissa ändringar i säljarens offert. Det kan vara ändring av pris, leverans eller villkor. På så sätt är det nu kunden som lämnar en offert till säljaren med sina önskemål. Säljaren kan nu antingen anta eller avvisa kundens ändringar. Om offerten inte accepteras har inget avtal kommit till stånd.
Inte acceptera offerten
Om kunden anser att offerten inte stämmer överens med dennes behov ska den kontakta säljaren och meddela detta. Har inte säljaren fått något svar på en offert inom betänketiden kan även den ta kontakt med kunden och följa upp.
Hur skriver man en korrekt offert?
Säljaren skriver en offert på begäran av en kund. För att nå fram med budskapet i offerten är det viktigt att säljaren noggrant tänker igenom innehållet.
Nedan listar vi det vi anser är viktigt att fundera över när det är dags att skriva en offert.
Bekanta dig med kunden
När du får en begäran om offert är det bra att du besöker kundens hemsida för att skaffa dig en uppfattning om vad kunden arbetar med. Det kommer att underlätta i din kundkontakt samt ge dig möjlighet att ta fram andra produkter som kan vara intressanta för deras behov.
Fånga kundens uppmärksamhet
Börja med att hänvisa till kundens begäran och varför den gjorde dig intresserad. Beskriv varför du anser att just du kan hjälpa kunden och hur. Skriv lite kort om din verksamhet och varför inte lämna ett par referenser?
Ge din kund en möjlighet att välja
Oftast är kunder inte bundna till en specifik produkt. Om så är fallet med din kund kan du lägga fram olika alternativ så att kunden får möjlighet att välja ett. Bifoga gärna bilder på olika lösningar på kundens problem. Kanske väljer kunden en annan vara/tjänst än vad den tänkt sig från början.
Var bara försiktig med antalet alternativ, då för många alternativ kan ha motsatt effekt. Begränsa dem till max tre.
Beskriv resultatet
Om kunden begär information om en specifik vara/tjänst är det bra om du beskriver kort hur resultatet kommer att se ut. Kom även med råd för att erbjuda kunden fler val.
Ge tydlig information
Det viktigaste för kunden är ditt pris, leverans och villkor. Se till att samla allt detta i ett stycke så att kunden inte behöver leta genom hela offerten för att hitta uppgifterna. Var korrekt och detaljerad med tidsramen för offerten samt vilka rabatter du har lämnat.
Förklara nästa steg
Berätta för din kund hur ni kommer att gå vidare om/när din offert blir accepterad. Du kan även erbjuda kunden en gratis konsultation för att svara på de frågor din offert kan väcka. Ett annat sätt för att snabba på processen är att bifoga avtalsvillkoren direkt.
Avsluta med summering
I slutet på offerten kan du skriva en summering med den viktigaste informationen. Troligen kommer kunden att läsa den först för att avgöra om det är värt att läsa hela offerten. Var bara konkret och koncis.
Vad gäller enligt lagen?
En offert är ett bindande erbjudande för den som lämnar den. Om kunden accepterar offerten ingår parterna ett avtal. Avtalet regleras i Avtalslagen (AvtL) och enligt svensk avtalsrätt är även muntliga överenskommelser bindande.
Beroende på vem ingår avtal kan fler lagar vara tvingande att följa. Gäller offerten till exempel en tjänst som en privatperson begär från en näringsidkare ska man tillämpa Konsumentstjänstlagen (KtjL).
Prisuppgifter och tidsram som angivits i offerten gäller. I vissa fall har säljaren rätt att höja priset med max 15 procent. Sådana tillfällen enligt 38§ KtjL är när tjänsten har fördyrats på grund av omständigheter knutna till kunden och som säljaren inte kunde förutse när offerten skrevs.
Summering
En offert är ett affärsmässigt erbjudande från en leverantör till en kund på dennes begäran. I offerten ska säljaren specificera villkoren för den vara eller tjänst som kunden efterfrågar.
Om du tar dig tid för att utforma en offert som kan fånga kundens uppmärksamhet har du goda chanser att utöka din kundkrets.
Egenföretagare sedan fem år tillbaka med lång erfarenhet inom content writing, sökmotoroptimering och innehållsmarknadsföring. Brinner för entreprenörskap, älskar att starta nya projekt och vill genom Entreprenören.nu inspirera andra att våga testa sin egen grej!