10 sätt att hantera och minska personalomsättningen

Personalen är en av de viktigaste tillgångarna i de flesta företag. Vill du bygga en framgångsrik och konkurrenskraftig verksamhet? Då är det viktigt att du investerar i dina anställda och medarbetare – det är trots allt de som driver ditt företag framåt.

Det kan vara en krävande process, men i gentjänst får du ett stabilt företag som klarar marknadens utmaningar och drar till sig rätt kompetens. Här berättar vi mer om hur du hanterar och/eller minskar personalomsättningen på ett effektivt sätt!

Vad är personalomsättning?

Låt oss börja med att definiera begreppet personalomsättning – vad det är och hur ser beräkningen ut. Enkelt uttryckt är personalomsättning andelen medarbetare, beräknad i förhållande till antalet anställda i företaget, som slutar på jobbet under en viss tidsperiod.

Beroende på orsaken till avslut har man två typer av personalomsättning:

• Frivillig – när en anställd väljer själv att sluta
• Ofrivillig – när en anställd tvingas att avsluta sin anställning på grund av avsked eller uppsägning.

Men är personalomsättning alltid ett problem? Nja. Är personalomsättningen för hög kan vara skadlig och kostsam för ditt företag, då all rekrytering, introducering och utbildning av nya medarbetare tar tid och resurser. Å andra sidan kan en måttlig personalomsättning bidra till nya idéer och kompetenser som kan gynna verksamheten.

Så vilken personalomsättning är normal? Det beror på yrke och på bransch, men den bör ligga på mellan cirka 10 och 12 procent.

Läs även:
Anställa personal – Vad gäller?
Vad kostar en anställd?

Så räknar du ut personalomsättningen – Beräkning

Det finns olika sätt att beräkna personalomsättningen i ditt företag. Det enklaste är att ta fram antalet anställda som slutat på företaget under en viss period. Därefter dividerar du summan med antalet anställda under samma period. För att få resultatet i procent multiplicerar du med hundra. Beräkningsperioden är vanligtvis ett år, men kan även vara kortare.

Exempel på beräkning av personalomsättning:

Ditt företag har 50 anställda under en sexmånadersperiod och tre av dem beslutar sig att sluta. Personalomsättningen under perioden ser ut så här:

Antal som slutar / antal anställda x 100 (3 / 50 x 100 = 0,06 x 100 = 6%)

I detta exempel är personalomsättningen alltså 6 procent.

10 sätt att minska företagets personalomsättning

Varje företag vill förstås hitta, anställa och behålla de bästa medarbetarna. Att bara erbjuda en bra lön räcker sällan längre. Arbetssökande letar efter arbetsgivare som är inkluderande och har möjlighet till karriärutveckling.

Här kommer en lista på vad du kan göra för att försäkra dig om att dina medarbetare har den rätta kompetensen, är nöjda och trivs på företaget.

1. Känn dina anställda

Det är du som är chef, men styr med respekt, nyfikenhet och intresse för dina anställda. Konstruktiv kritik med exempel på förbättring inspirerar och leder till lojala medarbetare som stannar länge i företaget.

• Anordna regelbundna individuella möten för att lära känna dina anställda bättre.
• Visa intresse för deras arbete och karriärmål.
• Ge konkret och konstruktiv feedback vid behov och uppmuntra till utveckling.

2. Satsa på arbetsklimatet

Vi tillbringar minst en tredje del av vårt vakna liv på jobbet. Därför är det bra med en lugn och konstruktiv arbetsmiljö. För att åstadkomma detta ska ledningen arbeta proaktivt med företagets värderingar om hur medarbetarna ska bemöta varandra.

• Skapa en öppen kommunikationskultur där alla känner sig välkomna att dela sina tankar och idéer.
• Organisera teambuilding-aktiviteter eller sociala event för att förbättra både samarbetet och relationerna mellan medarbetarna.
• Implementera en nolltoleranspolicy mot mobbning och trakasserier för att säkerställa en trygg arbetsmiljö för alla.

3. Ha högt till tak

Att ge de anställda möjlighet att fritt uttrycka sina åsikter, behov och önskemål skapar en sammansvetsad styrka som jobbar mot samma verksamhetsmål. Det behöver inte alltid vara under ett medarbetarsamtal utan han ske spontant i korridoren, med en anonym enkät eller i ett enskilt möte. På så sätt kan du ”mäta tempen” bland medarbetarna, men även få nya idéer och feedback.

• Planera regelbundna feedbacksessioner eller diskussioner där de anställda kan dela sina åsikter och förslag öppet.
• Använd anonyma enkäter för att ta del av ärliga åsikter och feedback från medarbetarna.
• Var tillgänglig och öppen för spontana diskussioner och idéutbyten även utanför formella möten.

4. Snåla inte med lönen

Rätt man, eller kvinna, ska ha rätt lön. Även om det nu för tiden gäller individuell lönesättning ska företagsledningen jobba för att förhindra lönediskriminering och stora löneskillnader.

Alla medarbetare ska ha möjlighet att påverka sin löneutveckling. De som har viktig för företaget kompetens och visar bra resultat ska självklart belönas. Det ger uppskattning och framtidsplaner vilket resulterar i hög arbetsmoral och långvarig anställning.

• Genomför regelbundna löneöversyner för att säkerställa att alla medarbetare får rätt kompensation för sitt arbete och sina prestationer.
• Erbjud saker som bonusar eller förmåner för att belöna prestationer.
• Tydliggör företagets lönepolicy och transparenta processer för att undvika missnöje kring gentemot lönesättningen.

5. Locka med jobbförmåner

På senare tid har jobbförmåner varit lika viktiga för arbetssökarna som en hög lön. Rekryterings- och bemanningsföretaget Randstad har publicerat en undersökning om de mest attraktiva jobbförmånerna, där flexibla arbetstider och extra semesterdagar ligger i topp.

• Undersök medarbetarnas behov och preferenser för att skräddarsy förmåner.
• Erbjud flexibla arbetstider, möjlighet att arbeta på distans eller andra förmåner som främjar en sund balans mellan arbete och privatliv.
• Marknadsför och kommunicera förmånspaketet vid rekrytering för att locka potentiella kandidater.

6. Se över kompetensen

Ditt företag utvecklas med allt vad det innebär. Verksamheten kan ändras, del av den kanske läggs ner och en ny del kan tillkomma. Det som var aktuellt förra året är inte aktuellt i år och det ställer krav på dig att se över kompetensen i företaget.

Har du allt som behövs för omställningen? Kan du lösa behovet av ny kompetens med utbildning av befintlig personal eller måste du nyanställa? Alla frågor måste besvaras i tid för att ge företaget en chans att lyckas på marknaden.

• Utvärdera företagets kompetensbehov kontinuerligt.
• Erbjud den personal du redan harutbildnings- och utvecklingsmöjligheter för att ge dem nya färdigheter.
• Överväg att rekrytera externt om befintliga medarbetare inte har de kompetenser som krävs för att möta företagets behov.

7. Erbjud möjlighet till utveckling

En av de största anledningarna till att anställda slutar på sina jobb är bristen på karriärutveckling. Genom att erbjuda utvecklingsmöjligheter inom företaget kommer du att behålla dina medarbetare och slippa oroa dig om att de kommer att söka sig till andra arbetsplatser. Detta kan du göra genom att uppmuntra de anställda att identifiera sina karriärsmål och skapa egna utvecklingsplaner som är unika för deras styrkor och behov.

• Skapa utvecklingsplaner för varje enskild anställd baserat på deras karriärmål och intressen.
• Erbjud mentorskap eller coachning för att stödja medarbetarnas utveckling.
• Främja interna karriärmöjligheter och befordringsvägar för att behålla talanger inom företaget.

8. Fånga upp problem i tid

En personalstyrka består av individer med olika bakgrund och värderingar. I en stressig situation behövs det inte mycket för att det ska uppstå konflikt. Försök att snabbt hitta orsaken och åtgärda innan problemet blir större. Detta gäller alla problem som kan uppstå i ditt företag. Genom att agera adekvat visar du att inget problem är för liten eller för stor för dig att lösa. På så sätt vinner du medarbetarnas förtroende och får en lojal arbetsstyrka.

• Se till att det finns effektiva strategier och protokoll för konflikthantering på arbetsplatsen.
• Skapa en öppen dörr-policy där medarbetare kan komma till dig med bekymmer eller problem när som helst.
• Utbilda ledare och chefer i att identifiera och hantera potentiella problem innan de eskalerar.

9. Inkludera medarbetarna

Innan du anställer någon ska du berätta om företagets vision och mål. De flesta vill veta att företaget agerar på ett sätt som de stöder och litar på. Förklara vad verksamhetsmålet är och hur ni ska nå dit.

En punkt på arbetsplatsmötena kan vara företagets ekonomi och budget, eftersom det ger medarbetarna inblick i finanserna och får de att växa i sitt eget ansvar. När alla på företaget drar mot samma mål kommer framtiden att vara stabil och framgångsrik.

• Se till att alla anställda förstår företagets vision, mål och värderingar.
• Gör det möjligt för medarbetare att vara delaktiga i beslutsfattandet.
• Dela regelbundet företagets framsteg och resultat med hela personalen för att uppmuntra engagemang och lojalitet.

10. Visa din uppskattning

Sist men inte minst – snåla inte med beröm! Har en anställd utmärkt sig med något bra ska du ge positiv feedback, det motiverar och höjer arbetsmoralen.

• Erkänn och belöna goda prestationer och beteenden.
• Organisera roliga evenemang för att fira olika prestationer och milstolpar inom företaget.

Slutsats

Genom att investera i medarbetarna och främja saker som trivsel, utveckling och kommunikation kan företaget minska sin personalomsättning och behålla kompetent personal på lång sikt. Det kan också göra verksamheten till en eftertraktad arbetsplats, vilket kan vara fördelaktigt inför framtida rekrytering av nya talanger.

Att erkänna värdet av de anställda, erbjuda konkurrenskraftiga förmåner och löner samt att vara lyhörd för behov och åsikter är nyckelfaktorer för att skapa en engagerad och lojal arbetsstyrka.