Så gör du en kommunikationsplan

Ett företag består ofta av ett flertal anställda som tillsammans ska arbeta mot samma mål. Och ju bättre du kommunicerar dessa mål till dina medarbetare, desto snabbare och lättare företaget kommer att uppnå dem. Då kan en bra kommunikationsplan komma väl till hands.

Läs vidare för att lära dig mer om vad en kommunikationsplan är, vad den ska innehålla och varför det är viktigt att ha en. Du kan också ladda ner vår kostnadsfria mall för kommunikationsplan med instruktioner som kan underlätta i din planering.

Kort om kommunikation

Innan vi går in på vad en kommunikationsplan är och vad den ska innehålla kan det vara bra att känna till vad kommunikation faktiskt är.

Enkelt uttryckt avser kommunikation sättet vi förmedlar information. Men sättet vi kommunicerar på och signalerna vi skickar kan tolkas olika av olika mottagare. Därför är det viktigt att använda effektiva kommunikationskanaler och uppföljning så att budskapet uppfattas rätt och inte orsakar missförstånd.

Vad är en kommunikationsplan?

En kommunikationsplan är ett effektivt och nödvändigt verktyg för att förbättra kommunikationen i ett företag. Den innehåller viktig information och går att använda både i den löpande verksamheten eller i ett visst projekt.

Som företagare vet du säkert att en viktig nyckel till ett bra samarbete är att rätt person får rätt information. Oavsett om det handlar om projektresultat eller affärsmål ger en strukturerad planering en bra grund för diskussion och förankring.

Med stöd av en kommunikationsplan blir det tydligt var informationen kommer från, vart den ska och hur den ska kommuniceras. Detta minskar i sin tur risken för missförstånd samtidigt som alla inblandade vet sina uppgifter.

Detta ska en kommunikationsplan innehålla

Det finns vissa punkter en kommunikationsplan bör innehålla för att fylla sitt syfte. Det viktigaste är dock att planen är anpassad till din verksamhet och målen i ditt företag.

1. Bakgrund

Ange en kortfattad anledning till kommunikationsinsatsen och det bakomliggande behovet.

• Beskriv hur kommunikationen sker i nuläget.
• Vilken information är det som företaget behöver kommunicera?
• Vilket problem ska kommunikationsplanen lösa?

2. Syfte, strategi och mål

För att lyckas med det du vill åstadkomma måste du också förstå vad syftet med kommunikationsplanen är.

• Varför ska du kommunicera?
• Vad vill du uppnå med kommuniceringen?

Alla projekt har sina risker och huruvida projektet blir framgångsrikt eller inte beror oftast på strategi. Genom att tänka igenom riskerna innan projektet är i full gång blir det enklare att undvika förseningar och motgångar.

• Hitta hinder som kan äventyra projektet
• Funder över hur du kan hantera innan de blir problem
• Gör en SWOT-analys

När du anger målet i en kommunikationsplan blir det enklare att mäta och utvärdera resultatet. Ibland kan dessutom samma projekt ha flera mål och då är det viktigt att rangordna dem efter prioritet.

3. Målgrupp

I kommunikationsplanen ska du även beskriva den målgruppen du vill nå. Definieringen kan ske genom att svara på frågorna:

• Vilka vill du nå?
• Vad har de för önskemål, behov och kunskap?
• Vad vill du förmedla till målgruppen?

4. Budskap

När du ska formulera budskapet i din kommunikationsplan ska det vara riktat till respektive målgrupp. Du kan ta med flera budskap riktade till olika grupper. Frågorna du ska besvara är:

• Vad vill du säga med budskapet?
• Vad vill du att budskapet ska ha för effekt generellt och på specifik målgrupp?
• Hur planerar du att nå ut med budskapet?

5. Kommunikationskanaler

För att budskapet ska kunna nå målgruppen är det viktigt att ha en bra mix av kommunikationskanaler. Olika målgrupper söker nämligen information på olika sätt, exempelvis på sociala medier eller i sökmotorer.

6. Budget

Du måste ha en översikt över hur planerar att fördela kostnader och resurser för att kunna genomföra en kommunikationsplan. Några vanliga utgiftsposter som kan förekomma är:

• Personalkostnader
• Material
• Resor
• Annonsering
• Övrigt

7. Tid- och aktivitetsplan 

När du är klar med de ovanstående punkterna ska du ta fram en tids- och aktivitetsplan. Den kan se ut ungefär så här:

 Målgrupp: entreprenörer, startups, unga företagare, blivande företagare

Aktivitet	Datum	Budskap	Kanal	Ansvarig
E-bok	April, september	Ekonomi, skatter	Hemsida, Facebook, e-post	Anna Eriksson
Nyhetsbrev	Löpande	Artiklar	Hemsida, Instagram, Facebook	Anna Eriksson, Sven Svensson

8. Ansvarsfördelning

För att kommunikationsplanen ska bli så framgångsrik som möjligt bör du inkludera alla som medarbetare som har något med projektet att göra.

Genom att beskriva deras roller och ansvarsområden, men också ange deras kontaktuppgifter, blir det enklare att veta vem man ska vända sig till i vilka frågor.

9. Utvärdering  

Utvärdering är ett bra sätt att ta reda om ett projekt faktiskt var lyckat eller inte. Det hjälper dig till exempel att se vilka mål projektet uppnått, hur och varför. Du kan dra viktiga lärdomar av både det som gick bra och det som inte fungerade.

Ta dig tid och utvärdera regelbundet tillsammans med alla deltagare i projektet.

Gratis mall för kommunikationsplan

För att göra det lite enklare för dig att komma igång kan du ladda ner vår kostnadsfria mall för kommunikationsplan nedan. Vi har dessutom inkluderat tydliga instruktioner för de olika punkterna i mallen så att du ska fylla i den korrekt.

Varför ska du ha en kommunikationsplan?

Som företagare kommer du snabbt att märka att tillgången till aktuell information är avgörande för styrningen av verksamheten.

Ett företag med många anställda behöver därför jobba extra hårt för att skapa en effektiv och välfungerande kommunikation, så att viktiga pusselbitar inte går förlorade. Och en kommunikationsplan kan hjälpa dig med just detta.

Kommunikationsplanen kan bland annat hjälpa dig att:

• Uppnå målet genom god planering.
• Nå bästa resultat genom samordning av kommunikativa insatser.
• Upptäcka problem och begränsningar på grund av budget, policys eller resurser.
• Underlätta ansvarsfördelningen genom att visa vem som ansvarar för olika kommunikationsinsatser.
• Ange nyckelpersoner som är viktiga för planen och lista deras kontaktuppgifter.
• Kontrollera tidsramen för aktiviteten och justera vid behov.

Summering

God kommunikation kanske ett av de viktigaste instrumenten i ditt företag. Genom att göra en kommunikationsplan kan du ge dina anställda tillgång till värdefull information om företagets planer och strategier, vilket gör det enklare för alla att arbeta mot samma mål.

Planen beskriver bland annat information om företaget ska kommunicera olika budskap, tidsramen för projektet samt ansvarspersoner. Med en välstrukturerad kommunikationsplan blir det kort sagt enklare att lägga grunden till en effektiv och framgångsrik kommunikation i verksamheten.

Läs även: Så gör du en marknadsplan

Vanliga frågor och svar