9 programvaror för ökad produktivitet

Som företagare och entreprenör kan det vara svårt att hitta struktur i vardagen, framför allt om du jobbar på distans.

Dels lever vi i en tid med fler distraktioner än någonsin tidigare och dels har gränserna mellan privatliv och arbetsliv blivit allt mer abstrakta. Tillsammans har dessa två faktorer försämrat vår produktivitet såväl som vår motivation.

Som tur är finns det hjälp att få. I denna artikel tipsar vi om programvara som kan hjälpa dig att komma på rätt spår och förbättra din produktivitet, både på kort och lång sikt.

Innehåll:

Produktivitet – Vad innebär det?

9 programvaror som ökar din produktivitet

Ökat fokus

Smidigare kommunikation

Bättre organisering

Produktivitet – Vad är det?

Produktivitet handlar inte nödvändigtvis om att genomföra många uppgifter, utan snarare om att genomföra uppgifter på ett mer effektivt sätt.

Vi människor är experter på att slösa tid, särskilt när en arbetsuppgift känns tung eller mödosam. I dessa situationer är det lätt att tappa fokus och istället ägna tid åt betydligt mer lättsamma distraktioner – till exempel sin mobiltelefon.

Möten eller föråldrade arbetsmetoder är andra exempel på hur vi slösar tid på något som hade kunnat lösas på ett betydligt enklare och snabbare sätt.

Ökad produktivitet kan uppnås på flera olika sätt. Ofta handlar det om att bryta negativa beteendemönster och att utnyttja innovativa tekniska lösningar.

Idag finns det mängder av programvara som kan hjälpa oss att arbeta på ett mer produktivt sätt. Vissa av dem hjälper oss att återfå fokus medan andra stimulerar oss att tänka och agera på nya sätt för att på så sätt bli mer produktiva.

Många program för ökad produktivitet bygger på metoder där pauser spelar en central roll. Som en del av att arbeta mer produktivt är det viktigt att du hittar en bra balans mellan jobb, pauser och återhämtning.

9 programvaror som ökar din produktivitet

Nedan går vi igenom nio programvaror som kan vara till hjälp om du vill bli mer produktiv. Vi har dessutom valt att dela in programmen i tre olika kategorier för att hjälpa dig att hitta rätt enklare. Kombinera gärna samtliga programvaror för ett ännu bättre effekt.

Genom att använda dessa programvaror kan du:

• Förbättra din förmåga att fokusera
• Underlätta kommunikationen med kollegor och samarbetspartners
• Enklare organisera dina projekt och uppgifter

✅ Ökat fokus

En stor del av att vara produktiv är att kunna blockera distraktioner och fokusera på de uppgifter som behöver utföras.

Samtidigt är fokus något som inte är lätt att bemästra och därför finns det en stor marknad för böcker, föreläsningar och tips om ämnet. Och programvaror förstås. Nedan tipsar vi om tre populära alternativ.

Focus Booster

Kanske har du hört talas om Pomodoro-tekniken som bygger på att arbeta fokuserat i 25 minuter för att sedan ta en paus på fem minuter? Det är den här tekniken som Focus Booster bygger på och programvaran är lika enkel som briljant.

Det finns många studier som bevisar att korta pauser faktiskt kan öka dina prestationer och produktivitet. Detta eftersom långa timmar framför datorn visat sig övergå i tristess som haft förödande effekter på förmågan att fokusera. Korta, schemalagda pauser kan dock lösa detta problem.

Fördelar med Focus Booster:

– Arbeta enligt Pomodoro-tekniken: 25 minuters fokus och 5 minuters paus
– En timer på skärmen ser till att du enkelt håller koll på tiden
– Spara sessioner för att få historisk översikt av dina framsteg

Serene

Serene betyder ”lugn” eller ”fridfull” och det är precis detta som denna programvara vill bidra med när du behöver fokusera på ditt projekt. Plattformen hjälper dig att sätta upp dagliga mål som sedan bryts ner i mindre steg med tidtagare och planerade pauser.

Genom programvaran kan du dessutom blockera distraktioner som gör det extra svårt att fokusera, till exempel sociala medier och mejlprogram.

Fördelar med Serene:

– Sätt upp mål och arbeta metodiskt får att nå dem under dagen
– Blockera webbsidor som vanligtvis distraherar dig
– Håll koll på tiden för varje utförd arbetsuppgift

Writeroom

Om du arbetar med skrivande eller har skrivande som hobbyprojekt vet du hur svårt det kan vara att fokusera när inspirationen tryter.

Ordbehandlingsprogram har verkligen inneburit en revolution för skrivandet. Samtidigt hade gammaldags metoder – som skrivmaskinen eller 90-talets DOS-skrivprogram – fördelen att det inte fanns något som distraherade dig från det blanka bladet och dina bokstäver.

Writeroom är helt enkelt en återgång till det enkla. Programmet fyller din skärm med en blank yta där du kan börja skriva. Simpelt och garanterat distraktionsfritt.

Fördelar med Whiteroom:

– Distraktionsfritt skrivande – bara du och dina ord
– Anpassa bakgrund med färg och bilder
– Få men användbara funktioner, som ordräknare

✅ Smidigare kommunikation

Hemarbetet har gjort programvaror för samarbete mer relevanta än någonsin. Många arbetslag behöver organisera sina uppgifter och vara produktiva trots man inte befinner sig tillsammans på kontoret, utan snarare vid köksbord, i sovrum och vardagsrum.

Som tur är finns det flera riktigt bra tekniska lösningar för att bibehålla – eller till och med öka – arbetsplatsens produktivitet även på distans. Nedan tipsar vi om tre av de främsta.

Slack

Med Slack är det enklare än någonsin att samla hela arbetslaget på ett och samma ställe. Här kan ni starta såväl gruppchattar som privata chattar med enskilda individer.

Ni skickar filer i realtid och organiserar olika projekt genom att skapa separata kanaler. Det går även att anordna videokonferenser med upp till 15 deltagare.

Fördelar med Slack:

– Samla arbetslag – chatta, skicka filer och ha videosamtal
– Enskilda och gruppkonversationer
– Sortera projekt under kanaler

Zoom

Zoom är en populär programvara med användarvänligt gränssnitt för videokonferenser och onlinekurser. Det är emellertid inte så konstigt med tanke på att upp till 300 (!) deltagare kan närvara i ett och samma Zoom-möte.

Med Zoom kan du delta i möten med eller utan video och ljud, dela in deltagarna i smågrupper, visa Powerpointpresentationer och chatta i realtid.

Fördelar med Zoom:

– Mötesplats online för det lilla kontoret såväl som för jättekonferenser
– Användbara verktyg som presentationer, chatt och gruppdiskussioner
– Plattformsoberoende – alla kan delta

Monday.com

Kanske kan måndagens arbete bli lite lättare med Monday.com, det prisbelönta navet för arbetsgrupper världen över som behöver organisera sina projekt.

Monday.com har alla funktioner företaget kan tänkas behöva för samarbete. Dessutom är plattformen helt webbaserad, vilket innebär att alla kan delta snabbt och enkelt, var de än befinner sig.

Fördelar med Monday.com:

– Organisera projekt med drag & drop-funktioner
– Goda anpassningsmöjligheter
– Alla kan delta från webbläsare eller mobil

✅ Bättre organisering

Produktivitet och organisation går hand i hand. Vare sig det handlar om ett soloprojekt du jobbar på eller om en arbetsgrupp ska dra åt samma håll behöver du organisera arbetet på ett tydligt sätt för att förbättra effektiviteten.

Här kommer tre tips på programvara som gör det enklare att organisera företagets uppgifter.

Trello

Trello är designat med grupper i åtanke och fungerar lika bra för arbetet som för privatlivet. Med hjälp av kort, listor och tavlor är det enkelt att organisera, prioritera och delegera projekt och aktiviteter mellan gruppmedlemmar.

Ett projekt i Trello börjar med det man kallar för tavla och organiseras alltid i tre steg: Att göra, Gör och Klar. Varje steg innehåller ett kort med listor, instruktioner, deadlines och checklistor. Sedan fördelas arbetet enkelt mellan gruppdeltagarna.

Fördelar med Trello:

– Organisera grupprojekt i ett snyggt och intuitivt gränssnitt
– Lägg till deadline, kommentarer och bilagor
– Flexibelt och anpassningsbart för att passa din grupps sätt att arbeta 

Things

Things handlar om att ”Get things done” och man vet att det effektivaste tillvägagångssättet att just få saker och ting gjorda är att organisera sig.I grunden bygger Things på vår kanske mest beprövade organisationsmetod: listor.

Du lägger till, bockar av, skuffar undan, planerar i kalender och får notifikationer när det är dags att göra saker. Du kan självklart använda Things för såväl vardagliga uppgifter till att planera stora arbetsprojekt.

Fördelar med Things:

– Tydligt och lättanvänt gränssnitt
– Allt från inköpslistan till projektplanering
– Kalender och notifikationer

MindNode

Varje idé eller projekt tjänar på att struktureras upp och brytas ner i mindre bitar. På så sätt kan du få en realistisk bild av hur och när det slutliga resultatet ska kunna nås.

Med MindNode skapar du en mindmap direkt i din dator. Metoden är både snyggare och mer lätthanterlig än att klistra upp hundratals post-it-lappar på kontorsväggen.

Fördelar med MindNode:

– Organisera dina idéer
– Enkelt att dela i flera olika filformat och till andra appar
– Infoga bilder i din mindmap och välj mellan olika layouter

Summering

Om du siktar på att bli mer produktiv kan du definitivt ha nytta av de programvaror som vi listat i den här guiden. Vissa av dem är helt kostnadsfria, medan andra kostar pengar. I de flesta fallen får du åtminstone prova på programvaran under en begränsad period för att se om den passar dig.

Det här är också bara ett axplock av alla programvaror som finns att ladda ner och som kan hjälpa dig att nå nästa steg i ditt arbete eller ditt projekt.

Tips! Hos Programvara.se kan du köpa programvaror online med 100 procent produktgaranti och direktleverans.